Ведение делопроизводства по обращениям (жалобам) граждан в учреждение, вышестоящие организации, поступивших через организационно-методический отдел Центра (Мосэдо), от граждан. Работа с кадрами (штат 100 человек). Ведение учета контингента. Документация. Помощь в написании заявлений и запросов. График отпусков. Составление характеристик. Протоколы распределений фондов и премий. Оперативное взаимодействие со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством по вопросам, входящим в сферу компетенции. Взаимодействие с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, входящим в сферу компетенции. Отслеживание сроков окончания сертификатов. Своевременное направление на обучение. Оформление пакета документов для направления сотрудников на обучение (сертификация и др.). Работа с внутренними локальными актами (приказы, распоряжения, нормативная документации): разработка, составление, техническая редакция и введение в действие организационно-распорядительных документов в учреждении и подразделении "с нуля", регистрация, контроль исполнения и т.д. Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции в соответствии с установленной процедурой и Инструкцией по делопроизводству. Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, документации, отправок курьером учреждения, почтой в надлежащем виде. Создание и работа с базами данных (формирование таблиц по данным, проведение расчетов и проверок данных в таблицах, выгрузка данных из баз (Word/Excel)). Вычитка и корректировка проектов документов, приведение их к графическому и лексическому единообразию. Разработка документальных и электронных шаблонов бланков и документов для работы учреждения, разработка электронных файлов для работы учреждения. Разработка, внедрение и предоставление руководителю отчетов и справок. Ведение отчетности. Подготовка отчетов входящих в годовой отчет учреждения. Рассылка в структурные подразделения и сторонние организации. Доведение до заинтересованных лиц, контроль исполнительской дисциплины поступивших заданий согласно резолюций. Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной корреспонденции. Формирование и ведение электронной базы. Архивирование входящей, исходящей, распорядительной, внутренней документации на электронных и бумажных носителях. Разработка и систематизация архива файлов. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам по запросу руководителя и сотрудников. Участие в подготовке проекта номенклатуры учреждения (анализ документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения). Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Организация делопроизводства с "0". Работа с оргтехникой, сканером, эл. почтой. |