Открытое акционерное общество "Внешнеэкономическое объединение "ТЕХНОПРОМЭКСПОРТ" Дирекция по ремонту и техническому обслуживанию энергообъектов за рубежом Ведущий специалист-Делопроизводство (работа в программе PAYDOX): -Учет, регистрация, распределение входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе регистрация и оформление внутренних служебных (докладных) записок, регистрация и учет электронной почты, ведение бумажного и электронного документа оборота, подготовка и сдача документов в архив. - Подготовка, учет и сканирование проектов распорядительных документов (приказов, распоряжений). - Сканирование документов и размещение их в программе. - Доведение до сведения исполнителей устные или письменные поручения руководителя, -Осуществление контроля за исполнением и движением документов. -Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства, взятых на контроль. - Проверка и корректура всех официальных документов, писем и текстов коммерческих предложений на предмет грамотности и правильности оформления. -Проведение подготовительных мероприятий по командированию руководителей (оформление сметы, служебных заданий, подготовка отчетов, заказ билетов, страховка,). - Работа в программе 1С-документооборот. Архивное дело: - подготовка и проверка документов для сдачи на хранение, - регистрация и учет поступающих документов, - ведение электронного архива документов, -выдача справок, -обработка запросов и выдача копий необходимых документов. Секретарское дело - принятие и перераспределение телефонных звонков, - ведение календаря руководителя, - ведение бумажного и электронного документооборота, - контроль исполнения задач и сроков, поставленных руководителем, - подписание документов, - организация внутренних встреч, переговоров, совещаний, -организация проведения телефонных переговоров, видеоконференций, --ведение протоколов переговоров, совещаний, - составление документов, отчетов, запросов, писем по поручению руководителя - организация и оформление деловых поездок; - встреча посетителей в офисе / бронирование переговорных; - заказ пропусков, - обеспечение и поддержка жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров и т.д.); - выполнение рабочих поручений руководителя (набор и отправка документов). Кадровое делопроизводство (HR): - кадровая работа с документами в программе "1С" (приказы, распоряжения, отчеты, справки и т.д.) - оформление документов на специалистов, выезжающих для работы на зарубежные объекты (подготовка документов для оформления виз специалистам, получение виз для отъезжающих специалистов, подготовка документов для оформления приглашения на въезд в РФ иностранных граждан, заказ авиа и железнодорожных билетов - формирование штатного расписания - подбор персонала - разработка и утверждение должностных инструкций - разработка и утверждение положений об отделах/дирекциях Ведущий специалист расчеты с российскими организациями по исполнению договоров/контрактов на строительство, реконструкцию, ремонт объектов электроэнергетики, поставку оборудования, выполнение работ и услуг коммуникации с заказчиками (выверка расчетов с зарубежными партнерами по выполнению контрактных обязательств, проверка документов, выставление счетов и пр.) помощь в запуске проектов (составление месячных и годовых отчетов, составление бизнес-плана и прогнозов на год, составление сводных справок и отчетов, учет движения денежных и валютных средств) Канцелярия Старший инспектор обработка и регистрация документов отправка корреспонденции (ближнее и дальнее зарубежье) отправка диппочты Хозяйственное управление Архивариус архивное дело Фирма по строительству линий электропередач и подстанций Старший инспектор регистрация контрактов делопроизводство учет движения денежных и валютных средств составление бизнес-плана и прогнозов на год составление сводных справок и отчетов Административно-хозяйственное управление Старший ин |