Секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент

Имя

Наталия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Красные ворота

Заработная плата

от 110 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

45 лет   (26 ноября 1979)

Опыт работы

Период работы

февраль 2022 — декабрь 2024   (2 года 11 месяцев)

Должность

Помощник генерального директора, делопроизводитель

Компания

ООО " НПП "ТЕХНОПРИБОР"

Обязанности

• Полная административная поддержка ГД и заместителя ГД;

• Участие в совещаниях, проводимых ГД, ЗГД, помощь в оперативном решении общих вопросов, ведение протокола на производственных совещаниях, фиксация рассылка, контроль исполнения сроков;

• Транслирование поручений от имени ГД, контроль исполнения поручений, доведение до руководства по результату проделанной работы;

• Взаимодействие с партнерами и заказчиками предприятия, участие в ежегодных профильных выставках, ведение и актуализация базы контактов;

• Курирование вопросов по отгрузочной деятельности предприятия, взаимодействие с транспортными компаниями; контроль за счетами, отслеживание своевременного прибытия и отправки груза, урегулирование спорных вопросов;

• Ведение делопроизводства (письма, приказы, служебные записки, учет вх/исх. корреспонденции, ведение реестров);

• Электронная почта (Outlook), ежедневное оперативное распределение входящих между подразделениями, контроль за своевременной проработкой запросов ответственными исполнителями;

• Прием и распределение звонков; помощь в оформлении командировок, ведение табеля учёта рабочего времени;

• Взаимодействие с курьерами, водителем, службой клининга;

• Координация работы приемной.

Период работы

октябрь 2019 — август 2021   (1 год 11 месяцев)

Должность

Секретарь генерального директора

Компания

АО "Раменский приборостроительный завод"

Обязанности

• Планирование, организация рабочего графика руководителя;

• Ведение расписания встреч и совещаний в календаре;

• Организация встреч, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и пр.);

• Участие в совещаниях, проводимых генеральным директором/ техническим директором с обязательным протоколированием, рассылкой всем участникам, взаимодействие с исполнителями по закрытию задач с последующей фиксацией для следующего совещания;

• Актуализация базы контактов, дней рождений партнёров и сотрудников, обязательное напоминание руководителю о предстоящих датах, подготовка подарков для партнеров и дирекции;

• Работа в 1С: Документооборот:

- подготовка проектов приказов;

- оформление служебных записок;

- написание писем.

- регистрация входящих / исходящих документов;

• Проверка правильности оформления передаваемых на подпись ГД документов, наличия виз профильного руководителя, формирование папки по степени важности и срочности, проверка проставления всех подписей на выходе, дальнейшее передача в канцелярию или распределение напрямую между между подразделениями;

• Travel-поддержка (ж/д, авиабилеты, бронирование отелей);

• Приём и распределение звонков, организация conference-call;

• Административная поддержка руководителя. Взаимодействие со всеми ключевыми подразделениями (общая численность сотрудников предприятия около 3 тыс. человек, до 10 курирующих замов).Доведение по указанию ГД срочных поручений до руководителей структурных подразделений, получение справок, отчетов, материалов и другой необходимой информации по запросу, при необходимости помощь в выполнении задач;

• Буфетное обслуживание руководителя, чай/кофе для гостей и дирекции;

• Курирование работы приёмной, взаимодействие с АХО, водителями, курьерскими службами, поддержание чистоты и порядка в кабинете ГД и приемной, контроль за работой персонала.

Период работы

март 2019 — сентябрь 2019   (7 месяцев)

Должность

Ассистент Вице-президента

Компания

Российское Общество Дружбы с Кубой

Обязанности

• Административная, информационная и техническая поддержка руководителя.

• Встреча гостей, подготовка мероприятий и, при необходимости, личное присутствие.

• Документооборот приемной, подготовка и отправка писем партнерам и в гос. органы.

• Взаимодействие с региональными отделениями компании.

• Travel-поддержка.

• Организация работы приемной.

Период работы

февраль 2008 — март 2016   (8 лет 2 месяца)

Должность

Персональный ассистент

Компания

ПАО Промсвязьбанк

Обязанности

• Планирование дня руководителя, согласование дат и времени проведения встреч, совещаний.

• Организация внутренних и внешних совещаний, встреч.

• Ведение расписания в календаре (Lotus Notes).

• Взаимодействие с начальниками структурных подразделений Банка, трансляция распоряжений сотрудникам от имени руководителя, контроль исполнения поручений.

• Travel-поддержка, представительские расходы, оформление командировок и авансовых отчетов.

• Прием и распределение звонков, организация conference-call. Деловая переписка.

• Координация работы приемной.

• Взаимодействие с сотрудниками АХО, (клининг, водители, курьеры).

• Другие поручения руководителя.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2008 год

Учебное заведение

Московский институт банковского дела

Специальность

Финансы и кредит

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Деловой этикет и культура общения - ПАО Промсвязьбанк 2010 год. Стрессы и стрессоустойчивость в деловых коммуникациях - ПАО Промсвязьбанк 2008 год, 1С: Документооборот - АО "РПЗ", 2019 год.

Навыки и умения

Умение управлять информационными потоками и расставлять поставленные задачи в порядке приоритетности;

Успешный опыт работы в режиме многозадочности;

Отличные знания делопроизводства, правил русского языка, основ делового этикета;

Способность думать и действовать на опережение, навыки тайм - менеджмента.

Обо мне

Высокий культурный уровень;

Грамотная речь и отличная дикция;

Знание основ делового этикета и делового стиля;

Эмоциональная устойчивость и лояльность;

Хорошая память и собранность.