Офис-менеджер - организационное и административно-хозяйсивенное обеспечение сотрудников общества - принимать и распределять телефонные звонки - встречать посетителей, сопровождать их в переговорные комнаты или к руководителям и сотрудникам - контролировать порядок в переговорных комнатах и в офисе целом - осуществлять делопроизводство : регестрировать входящую и исходящую корреспонденцию - принимать документы на подпись для руководителей Общества, проверять правильность составление документов и передавать, согласно резолюции руководителя, в структурные подразделения или конкретным исполнителям - осуществлять передачу входящей корреспонденции и документов в структурные подразделения - вести реестры документов : Реестр входящей и исходящей корреспонденции Реестр заказов такси Иные реестры, связанные с исполнением должностных обязанностей - организовывать рассылку приказов и распоряжений по общей деятельности и других документов Общества всем ответственным лицам, контролировать подписание и хранение листов ознакомления с документами - составлять письма и документы по поручению руководителя Общества - работать с документами на английском языке, осуществлять перевод и тд. - копировать и сканировать документы по поручению руководителя Общества или непосредственного руководителя - осуществлять заказ такси - своевременно предоставлять в бухгалтерию отчеты по заказам такси, авансовый отчеты, акты на списание тмц закупленных в АХО, другие отчетные документы. - осуществлять учет, подготовку и отправку исходящей корреспонденции посредством услуг Почты России, экспресс почты и курьеров, взаимодействовать с ними. -принимать заявки от сотрудников на курьеров, планировать и составлять график и маршруты поездок курьеров. - закупать товары для офиса (канцелярия, вода, продукты, лекарства для аптечки) планировать расходы. - обновлять карпоративный справочник - оформлять заявки на изготовления постоянных магнитных карт для сотрудников, гостевые заявки для посетителей Общества, на вход/и выход в здание, а также заявки на въезд /выезд автомобиля. - заказывать визитных карточки для сотрудников. |