Прием посетителей и организация работы с ними; - Прием и распределение телефонных звонков организации; - Выполнение координирующих и обеспечивающих функций; - Организация работы с документами, организация их хранения, обработка дел для их последующего использования; - Работа с входящей и исходящей документацией, внутренней перепиской, регистрация в соответствии с внутренними стандартами организации; - Составление информационно-справочных, управленческих документов, приказов, распоряжений и служебных писем; - Оказание помощи руководителю в организации его рабочего дня; - Планирование рабочего дня секретаря; - Организация телефонных переговоров руководителя; - Организация командировок руководителя и сотрудников с оформлением командировочных документов; - Организация и проведение конферентных мероприятий; - Организация исполнения решений и осуществление контроля за исполнением решений руководителя; - Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; - Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря; - Обеспечение руководителя информацией; - Ведение базы телефонных контактов руководителя; - Формирование информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации; - Ведение учетных регистрационных форм, использование их для информационной работы; Необходимые знания и умения: - Правила делового общения; - Правила приема посетителей; - Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем; - Правила речевого этикета; - Поддержание контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров; - Соблюдение правил защиты конфиденциальной служебной информации; - Использование установленных правил и процедур коммуникации внутри организации, создание положительного имиджа организации; - Сглаживание конфликтов и сложных ситуаций межличностного общения; - Использование технических и программных средств для проведения голосовой или видео конференций; - Соблюдение требований охраны труда; - Правила сервировки чайного и кофейного стола; |