Помощник руководителя, офис-менеджер

Имя

Мария

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Боровское шоссе

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

18 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

43 года   (30 апреля 1981)

Опыт работы

Период работы

август 2019 — январь 2020   (6 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО Сварго групп

Обязанности

Административная поддержка руководителя, ведение личного календаря встреч, переговоров. Составление и ведение общего графика производственных совещаний/планерок, протоколирование, контроль исполнения. Подготовка писем, переписка, рассылка, контроль. Подготовка и контроль исполнения приказов, распоряжений, служебных записок. Ведение электронного и бумажного документооборота, работа с курьерскими и почтовыми службами, travel-поддержка руководителя и сотрудников. Обеспечение жизнедеятельности управления. Коммерческая часть: - осуществление процедуры контроля за порядком согласования, подписания и исполнения договоров, ведение реестра договоров.

Сводная аналитическая отчетность, работа со сводными таблицами, массивами. Консолидация реестра оплат счетов от руководителей проектов.

Работа в системе электронного документооборота по ведению документации Управления и объектов (СЭД). 1С документооборот

Период работы

август 2017 — август 2019   (2 года 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Строительное Управление"

Обязанности

Административная поддержка руководителя, ведение личного календаря встреч, переговоров. Делопроизводство в полном цикле, кадровое делопроизводство, подбор персонала, работа с органами ФМС по учету иностранных граждан. Составление и ведение общего графика производственных совещаний/планерок, протоколирование, контроль исполнения. Учет и ведение табеля учета рабочего времени на всех уровнях. Работа с электронной почтой, работа с оргтехникой, прием и переадресация звонков (факс), телефонные переговоры; регистрация входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерскими и почтовыми службами. Оформление пропусков. Подготовка и контроль приказов, распоряжений, служебных записок. Подготовка проектов договоров, осуществление процедуры согласования, учет исполнения и тд, ведение реестра.. Работа по контролю за заявками и отгрузкой материалов, работа с бухгалтерской документацией. Работа со сводными таблицами.

Работа с генподрядчиками по заключению договоров, доп. соглашений. Работа в системе СЭД.

Период работы

март 2017 — июль 2017   (5 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "АВИС ГРУПП"

Обязанности

Организация и постановка общего и кадрового делопроизводства, жизнедеятельности компании с нуля. Работа по заключению договоров, формирование заявок, учет счетов и движения денежных средств. Курирование работы бухгалтерии (на аутсорсинге). Компания открылась в январе 2017г. Оформление заявок на материалы генподрядчику, отслеживание поступления материалов, документов, учет расчетов и затрат. Организация получения допуска СРО.

Период работы

август 2016 — январь 2017   (6 месяцев)

Должность

Секретарь-помощник руководителя

Компания

ООО УК "Трест"

Обязанности

Делопроизводство в полном цикле, электронный документооборот с подразделениями компании, организация задач и контроль их исполнения ответственными лицами (все задачи непосредственно ставились через меня), ежедневная отчетность, подготовка и протоколирование совещаний, организация приема посетителей. Работа с электронной почтой, работа с оргтехникой, прием и переадресация звонков (факс), телефонные переговоры; регистрация входящей и исходящей корреспонденции в СЭД, работа с курьерскими и почтовыми службами. Подготовка и контроль приказов, распоряжений, служебных записок. Ежедневная подборка новостей и пополнение новостной ленты сайте организации одними из важных. Рассылка коммерческих предложений и поиск новых контрагентов. Подготовка проектов договоров отдела, осуществление процедуры согласования; Жизнедеятельность офиса (контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов, воды), планирование бюджета; travel -поддержка (оформление командировок, заказ билетов и т.д.).

Работа с первыми лицами компании. Выполнение личных поручений руководителей, подчиненность 2 лицам.

Период работы

сентябрь 2014 — август 2016   (2 года)

Должность

Секретарь, офис-менеджер

Компания

ООО ГК "Спецавтокомплект"

Обязанности

Делопроизводство в полном цикле - ведение внутренней и внешней переписки, работа с электронной почтой, работа с оргтехникой, прием и переадресация звонков (факс), телефонные переговоры; регистрация входящей и исходящей корреспонденции в СЭД, работа с курьерскими и почтовыми службами; проведение работ по подготовке совещаний, протоколирование совещаний, оформление приказов по основной деятельности, доверенностей, служебных записок; организация приема посетителей (оформление пропусков на вход, на парковку, чай/кофе и т.д). Жизнедеятельность офиса (договоры аренды, контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов, воды); travel -поддержка (оформлениеи командировок, заказ билетов и т.д.). Контроль трудовой дисциплины сотрудников. Административная поддержка мероприятий компании

Обеспечение взаимодействия между юридическими лицами Группы Компании в Москве, Московской области (Завод).

Бухгалтерия: внесение контрагентов, реквизитов, договоров, выписка счетов заказчикам в 1С Бухгалтерия 8.3, контроль за их оплатой, сверка с контрагентом, получение выписок банка по банк-клиенту, сбор первичной документации.

Юридический отдел: оформление приказов по основной деятельности, доверенностей, служебных записок; командировочных удостоверений.

Коммерческий отдел: введение договоров в 1С, помощь со сбором документации на тендеры, участие в бюджетировании и планировании ДДС отдела продаж (E[cel). Работа с договорами коммерческого отдела - ведение реестра контрактов в УТ. Формирование плана производства, контроль сроков выполнения и сдачи ГП. Обработка и рассылка коммерческих предложений.

.

Период работы

июль 2006 — август 2014   (8 лет 2 месяца)

Должность

Начальник отдела пособий, компенсаций и ЕДВ

Компания

Управление социальной защиты населения

Обязанности

Организация работы отдела и своевременного предоставления государственных услуг (более 25 видов). Контроль правильности их назначения и выплаты, проверка законности, единообразного применения законодательства. Выезды для участия во встречах с населением, консультации. Проведение аппаратных совещаний со специалистами по изучению нововведений в законодательные акты. Работа со СМИ для публикации нововведений. Документооборот отдела и Управления в целом. Личный прием граждан, отчетность, подготовка планов, анализ работы отдела и Управления в целом, подготовка предложений по улучшению качества работы отдела. Организация, регулирование и контроль трудовой деятельности специалистов отдела. Межведомственное взаимодействие с региональными и федеральными органами власти.

Период работы

февраль 2004 — июнь 2006   (2 года 5 месяцев)

Должность

Заместитель нач. отдела информационно-документационного обеспечения, админ. баз данных

Компания

Управление социальной защиты населения

Обязанности

Поддержка в актуальном состоянии рабочих программных комплексов Управления, систематическое обучение специалистов приемам и навыкам работы на компьютерной технике, работа с оргтехникой, установка и обновление программных средств, ведение делопроизводства, деловой переписки, документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с обращениями граждан и т.д. Подготовка планов мероприятий в разрезе отделов Управления, формирование номенклатуры дел отделов. Организация встреч, прием и распределение звонков.

Период работы

февраль 2001 — январь 2004   (3 года)

Должность

Ведущий специалисты бухгалтер финансового отдела

Компания

Управление социальной защиты населения, г. Ижевск

Обязанности

Контроль правильности назначения сумм пособий и компенсаций для выплаты, поэтапная подготовка, обработка и формирование документов для кредитных организаций и почтовых отделений района на зачисление денежных средств. Личный прием граждан, выдача справок, консультации.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Удмуртский государственный университет

Специальность

Экономист

Образование

Среднее специальное

Окончание

2000 год

Учебное заведение

Ижевский торговой экономический техникум

Специальность

Бухгалтер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Уральская академия государственной службы:

"Управление государственными и муниципальными заказами", "Государственное и муниципальное управление"

Навыки и умения

Уверенный пользователь ПК (Word, Excel - сводные таблицы, отчеты, работа с формулами, Acсess, электронная почта, интернет, 1С), знание оргтехники, система межведомственного электронного документооборота и управления "Directum".

Персональные качества: коммуникабельность, ответственность, исполнительность, принципиальность, организаторские способности, быстрая обучаемость, дисциплинированность, умение работать в команде, умение принимать и обосновывать решения, умение руководить коллективом, умение вести переговоры, умение сглаживать конфликтные ситуации, оперативно принимать и реализовывать свои решения, способна признавать свою неправоту.

Опыт работы в режиме многозадачности.