Делопроизводитель/менеджер по документообороту

Имя

Екатерина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Бутырская

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

37 лет   (15 декабря 1987)

Опыт работы

Период работы

сентябрь 2019 — декабрь 2020   (1 год 4 месяца)

Должность

Делопроизводитель - временный проект

Компания

Fashion boutique

Обязанности

- организовала полный цикл бумажного документооборота;

- контролировала весь процесс реализации и внесение изменений в ходе работы;

- создала информационный справочник с контактами, графиком предоставления документов; датами начала и окончания действия договоров;

- формировала отчетность в программе Excel по движению всей документации;

- запустила с нуля СЭД (систему Электронного документооборота) и осуществила переход на эту систему;

- формировала структуру Электронного документооборота: составляла ТЗ, сбор требований, доработка отчетов и форм;

- взаимодействовала с командой проекта - сбор, обсуждение, оценка, внедрение;

- выстраивание и оптимизация бизнес-процессов.

Достижения:

- выстроила эффективные внутренние и внешние коммуникации между участниками процесса документооборота;

- контролировала строгое соблюдение сроков проекта;

- инициировала переход на систему Электронного документооборота;

- успешный запуск Электронного документооборота;

- ускорила процесс обмена документами и устранила риск их утери на 100%;

- сократила расходы на курьерскую службу;

- принимала участие в автоматизированном формировании отчетности в программе 1С:Бухгалтерия;

- оптимизировала работу бухгалтера на 20%.

Период работы

февраль 2018 — август 2019   (1 год 7 месяцев)

Должность

Менеджер по документообороту

Компания

ООО КОМПАНИЯ SIMPLE

Обязанности

Документооборот департамента (электронный и бумажный):

- работала в программе 1С:Документооборот - заведение, отслеживание, редактирование, согласование, ведение договоров, дополнительных соглашений и иных документов;

- создавала и контролировала заявки на оплату счетов;

- осуществляла работу с закрывающими документами бумажными и в СЭД (системе электронного документооборота);

- взаимодействовала с личным помощником Генерального директора, отделом финансов, бухгалтерии, юристов, ИТ специалистами;

- принимала участие в оптимизации и доработках программного обеспечения;

- взаимодействовала с контрагентами по документационным вопросам;

- аккумулировала данные по бюджету с департамента и вводила в программу ежемесячно;

- формировала пакет документов на отправку контрагентам.

Достижения:

- инициировала процесс доработки в программе 1С:Документооборот в части согласования документов, который увеличил скорость обработки заявок в 2 раза, за счет прямой маршрутизации, между участвующими лицами;

- составила и внедрила методическую инструкцию с описанием функционала "менеджера по документообороту";

- ускорила перевод всех контрагентов на систему электронного документооборота, который эффективно повлиял на дальнейшее сотрудничество;

- создала в программе Excel реестр всех действий с документами, заявками, который позволил наглядно видеть выполняемый объем работы, процесс целиком и помогло урегулированию спорных ситуаций.

Период работы

ноябрь 2013 — февраль 2018   (4 года 4 месяца)

Должность

Ведущий специалист

Компания

Промсвязьбанк, ПАО

Обязанности

- получала и обрабатывала заявки от внутреннего заказчика;

- мониторила рынок в поисках новых поставщиков;

- вела переговоры с контрагентами на предоставление наилучших условий;

- осуществляла полный цикл работы с договорами - согласование, подписание, сопровождение;

- контролировала своевременную оплату счетов от контрагентов;

- согласовывала бюджет.

Достижения:

- снизила на 10% стоимость закупок за счет найденных альтернативных контрагентов;

- расширила базу поставщиков на 30%.

Ноябрь 2013 - Февраль 2017 Специалист Департамента платежных карт:

Обязанности:

- вела складской и балансовый учет заготовок банковских карт, в программе SAP CRM;

- контролировала получение от контрагента ТМЦ (товарно-материальных ценностей);

- заводила заявки на оплату контрагентам по выставленным счетам в программе SAP CRM;

- проводила оприходование товаров и услуг в программе SAP CRM;

- проводила инвентаризации на складе банковских карт;

- взаимодействовала с контрагентами в части договоров и закрывающих документах;

- подготавливала документы к проведению конкурсов на поставку товаров и услуг;

- принимала участие в проведении закупочных процедур товаров и услуг;

- осуществляла бюджетное планирование (сбор информации за прошлые периоды, сведение и анализ данных в отчет, прогнозирование расходов на будущие периоды);

- проводила учет основных средств на балансовых счетах.

Достижения:

- внедрила схему хранения, выдачи, сортировки банковских карт, благодаря чему, повысила эффективность работы склада на 50%;

- упорядочила процесс хранения, выдачи, сортировки банковских карт, разработав методическую инструкцию, которая помогла, наладить и ускорить процесс, а также устранить риск ошибок;

- сократила время внесения данных по учету и движению банковских карт на 30%, за счет доработки программы SAP CRM в автоматизированную выгрузку отчетности;

- со стороны руководителя была отмечена благодарностью за личный, профессиональный вклад во внутреннее развитие банка.

Период работы

август 2008 — ноябрь 2013   (5 лет 4 месяца)

Должность

Ведущий эксперт-аналитик

Компания

АКБ "Абсолют Банк" (ЗАО)

Обязанности

- обрабатывала поток заявок на верификацию заемщиков;

- проверяла пакет документов на заемщика;

- вела телефонные переговоры с работодателем заемщика для проверки достоверности предоставленных данных;

- анализировала платежеспособность и кредитную историю потенциального заемщика;

- взаимодействовала со службой безопасности банка;

- подготавливала предварительное решение по программе;

- выполняла функции наставника с новыми сотрудниками;

- формировала отчетность по выполненным заявкам.

Достижения:

- высокая скорость обработки заявок, которая позволяла стабильно выполнять свой план и успевать помогать закрывать заявки других коллег;

- обучила и координировала работу 5 аналитиков;

- выявляла недостоверную информацию, предотвращала риски банка;

- достигла профессионального развития, увеличивая уровень ответственности.

Профессиональный путь:

- Эксперт-аналитик группы потребительского кредитования и кредитных карт (04.2012-02.2013);

- Специалист отдела пластиковых карт (08.2008-04.2012).

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

Образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московская финансово-промышленная академия"

Специальность

Экономист

Образование

Среднее специальное

Окончание

2007 год

Учебное заведение

ГОУ среднего профессионального образования Банковский колледж №45

Специальность

Банковский специалист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Немецкий (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

- договорная работа - составление, заключение, согласование, подписание, ведение;

- первичная бухгалтерская документация;

- знания программного обеспечения - MS Office, Электронный документооборот, 1C:Документооборот, 1C:Бухгалтерия, СЭД, SAP, Lotus Notes.

- работа с большим объемом информации;

- ведение переговоров и деловая переписка;

- оптимизация бизнес-процессов;

- урегулирование форс-мажорных ситуаций.

Обо мне

- более 5 лет успешной работы в документообороте;

- успешный опыт внедрения системы Электронного документооборота;

- навыки разработки проектной и технической документации;

- согласование функциональных требований и технических заданий;

- навыки бюджетирования проектов и защиты бюджета;

- обеспечение выполнения и закрытия этапов проекта, управление планом реализации;

- отличное знание Электронного документооборота;

- знание всех участков делопроизводства;

- умение проводить переговоры на разных уровнях, выстраивать продуктивное и долгосрочное сотрудничество;

- высокая работоспособность и ответственность.