Помощник руководителя, офис-менеджер

Имя

Зульфия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. ВДНХ

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

7 лет 3 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

40 лет   (12 апреля 1984)

Опыт работы

Период работы

апрель 2017 — август 2017   (5 месяцев)

Должность

Помощник руководителя с и.о. менеджер по кадрам.

Обязанности

- Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

- Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

- Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

- Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

- Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

- Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

- Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

- Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

- Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

- Выполнение служебных поручений руководителя.

- Ведение кадрового делопроизводства в 1С/ЗУП/3.1., 8.2.7.7, в том числе:

- документальное оформление приема, перевода и

увольнения работников;

- оформление и ведение личных дел сотрудников;

- учет личного состава предприятия в соответствии с

установленными формами первичной документации;

- оформление, заполнение, учет и хранение трудовых

книжек работников.

- своевременное пополнение и внесение корректировок в

базу данных предприятия по сотрудникам.

- составление графиков отпусков и табелей учета

рабочего времени.

- оформление необходимых трудовых документов,

справок и выписок;

- согласование должностных инструкций;

- подготовка документов для сдачи в архив.

Период работы

июнь 2015 — декабрь 2016   (1 год 7 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "АБИКА" НПП

Обязанности

Основные функции: прием звонков, распределение звонков по отделам, работа с базой данных, консультация абонентов в телефонном режиме о товарах по прайс-листу, помощь в подборе подходящего хим.сырья, фильтрация электронной почты, отправка заявок на формирование счета.

Отправка и получение почтовой корреспонденции.

Прием и передача информации по факсу, электронной почте, а также телефонограммы, их своевременная обработка и передача руководителю и другим ответственным лицам.

Организация жизнеобеспечение офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов, заказ различной орг.техники, воды, закупка подарков деловым партнерам и сотрудникам компании.

Работа в системе Банк-Клиент, получение выписок и формирование платежных поручений. Работа в 1С Предприятие версия 8.1, 7.7, выгрузка в банк -клиент, оплата счетов, выгрузка из банк-клиента выписок в программу1С, перевод денежных средств, подготовка и сдача ежедневных отчетов по передвижению финансовых средств по Банк-клиенту. Подготовка и оформление договоров, спецификаций, актов, доверенностей, справок, коммерческих предложений, запросов.

Причина увольнения: по сокращению.

Период работы

декабрь 2009 — февраль 2015   (5 лет 3 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "АРКАДЕС"

Обязанности

Помощник руководителя

- Административная поддержка руководителя: планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя, контроль рабочих контактов руководителя, организация внешних и внутренних встреч, совещаний, телефонных переговоров, прием и распределение входящих и исходящих звонков.

- Выполнение отдельных служебных и личных поручений руководителя.

- Организация жизнеобеспечение офиса: закупка канцтоваров, расходных материалов, заказ различной орг.техники, закупка подарков деловым партнерам и сотрудникам компании;

- Частичное юридическое сопровождение: ведение претензионной работы, работа (прием, учет и ответы) с рекламацией по количеству и качеству предоставляемой услуги, взаимодействие с различными государственными органами.

- Делопроизводство: учет и распределение поступающей информации, своевременное доведение документов, сообщений и информации до руководства, подготовка служебной документации;

Обработка поступающей корреспонденции, направление ее по назначению на исполнение в отделы. Ведение документооборота

- Информирование руководителя о состоянии исполнения документов.

Организация командировок (авиабилеты, гостиницы, визовые обслуживание, последующее оформление документов для направления в служебные командировки сотрудникам администрации, формирование авансовых отчетов руководителя, для предоставления их в установленные сроки в управление учета и отчетности.

Организация приема совещаний руководителя: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат, чай/кофе).

- Подбор и заказ необходимого оборудования, оформление и ведение заказов, отслеживание дебиторской задолженности, работа с транспортными компаниями (расчет стоимости доставки, сроки поставки груза, отслеживание доставки, получение грузов на складах).

- Решение общих вопросов административного хозяйства: организация и контроль работы водителей, курьеров, диспетчеров, осуществление взаимодействия с операторами почтовой связи (Почта России, DHL, по отправке и получение корреспонденции.

- Организация прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема.

- Прием и передача информации по факсу, электронной почте, а также телефонограммы, их своевременная обработка и передача руководителю и другим ответственным лицам.

- Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Причина увольнения: по сокращению.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2013 год

Учебное заведение

ИНСТО

Специальность

Юрист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Немецкий (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Опыт взаимодействия с контролирующими органами, коммуникационные навыки, ведение переговорного процесса с клиентами, способна работать автономно и в коллективе, трудолюбива и организованна на результат. Быстро осваиваю новые сферы деятельности. Умение работать с большими потоками информации, способность оперативно реагировать на сложную ситуацию и быстро переключаться, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, способность нести ответственность за свои решения и проделанную работу.

Компьютерные навыки:

Microsoft office (Word, Excel, Outlook, Power Point), Internet Explorer, Opera, Chrome, Fine Reader, Photoshop, Light Room, Outlook, 1C.

Опыт работы с офисной техникой:

мини-АТС, МФУ, ксерокс, принтер, факс, сканер.