• Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя. • Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и конфиденциальности. • Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, редактирование в случае необходимости. • Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых под контроль. • Организация и координация встреч и совещаний руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника. • Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте, повестке дня). • Подготовка протоколов заседаний и обеспечение их распространения. • Сбор и обработка данных и подготовка ежемесячных отчетов (PowerPoint) о работе дивизии для генерального директора. • Сбор и обработка данных по работе за каждый предыдущий месяц каждого отдела и составление единого отчета для Совета Директоров. • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. • Поддержание соответствующего нормам состояния офиса руководителя и организация необходимых ремонтных работ. • Создание "телефонного имиджа" компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации звонков. • Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. • Учет и запись офисных расходов, управление бюджетом по офису руководителя. • Корпоративный портал дивизии. Сбор данных и последующее их своевременное обновление на портале. • Посредник между дивизией по Управлению персоналом и отделом Контроля Качества. Все нормативные документы дивизии должны быть своевременно корректированы, обновлены, зарегистрированы и помещены на общий корпоративный портал компании для свободного доступа всех сотрудников. • Участие в конференциях и обучение. |