Секретарь Генерального директора, офис-менеджер

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Каховская

Заработная плата

от 60 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

17 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

47 лет   (14 января 1977)

Опыт работы

Период работы

апрель 2017 — май 2021   (4 года 2 месяца)

Должность

Помощник Генерального директора

Компания

АО "ДИАПАЗОН"

Обязанности

Имею более 17 лет опыт работы в административном направлении;

обладаю знанием трудового права и концепций в области управления персоналом;

обладаю опытом в сфере управления коммерческой недвижимости;

имею опыт постановки документооборота и формирования службы секретариата "с нуля";

имею успешный опыт прохождения проверок.

- полная административная, организационная и информационная поддержка руководителя; контроль и ведение календаря руководителя;

- организация и координация деловых встреч, переговоров и совещаний;

- электронный документооборот (ведение и учет входящей/исходящей корреспонденции, контроль за исполнением поручений);

- грамотная письменная и устная речь, знание правил деловой переписки;

- работа в программах: Outlook, PowerPoint, Word, Excel; 1С УПП (8.3) - выставление счетов, создание заявок;

- организация командировок (получение виз, бронирование гостиниц, заказ билетов авиа и ж/д);

- обеспечение жизнедеятельности офиса (снабжение канцтоварами и хозяйственным инвентарем и моющими средствами);

- руководство коллективом, в непосредственном подчинении находились три человека ;

Ведение блока аренды площадей завода:

- Знание нормативного законодательства в сфере арендных отношений;

- Проведение переговоров с Арендодателем о фиксации выгодных компании коммерческих условий, скидках, пролонгациях договоров аренды, решение операционных вопросов в сфере арендных отношений;

- сдача вакантных площадей в аренду: поиск арендаторов, организация показов помещений, формирование коммерческих предложений,

- Организация подписания необходимых документов в рамках арендных отношений (договоров аренды, дополнительных соглашений, актов возврата, соглашений о расторжении и пр.)

- Оказание содействия юристам отдела аренды при согласовании договоров аренды и дополнительных соглашений

- Ведение текущей отчетности по вверенным объектам

- Взаимодействие со смежными подразделениями компании по связанным с арендными отношениями вопросам

- Оказание содействия бухгалтерии в работе с дебиторской задолжностью

- Ведение официальной переписки с Арендодателями, работа с входящей корреспонденцией, полученной в рамках договоров аренды

- Урегулирование конфликтных ситуаций с Арендодателями

- Поддержание благоприятных отношений с Арендодателями

- Забота об имидже и деловой репутации компании

Период работы

ноябрь 2016 — февраль 2017   (4 месяца)

Должность

Секретарь-референт

Компания

ООО "Ваш Сервис"

Обязанности

- полная административная, организационная и информационная поддержка руководителя; контроль и ведение календаря руководителя;

- организация и координация деловых встреч, переговоров и совещаний;

- документооборот, в т.ч. электронный (ведение и учет входящей/исходящей корреспонденции); автоматизация процессов;

- согласование и утверждение документов, предоставляемых на подпись;

- осуществление контроля исполнения поручений руководителя, принятие оперативных мер направленных на своевременное и качественное их выполнение.

- осуществление и организация подготовки принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей.

- анализ и контроль справок, докладов предоставляемых руководителю.

- обеспечение жизнедеятельности офиса (снабжение канцтоварами и хозяйственным инвентарем и моющими средствами);

Период работы

апрель 2012 — сентябрь 2016   (4 года 6 месяцев)

Должность

Секретарь Генерального директора

Компания

ООО "АФ НИКА"

Обязанности

Прием и распределение звонков, организация командировок: бронирование авиа и ж/д билетов, отелей;

Прием электронной корреспонденции руководителю (архивирование документов), передача ее в соответствии с принятым решением руководителя в подразделения компании конкретным исполнителям.

- работа с принтер, ксерокс, факс, мини АТС;

Принятие документов и заявок на подпись руководителю;

Подготовка документов для работы руководителя (договора, акты, график работ). Ведение и контроль учета табеля сотрудников компании.

Составление писем, приказов, распоряжений;

- контроль за исполнением сотрудниками компании изданных приказов и распоряжений с соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.

- обеспечение жизнедеятельности работы офиса (заказ канцтоваров, воды, чая, кофе, молока и т.д.);

- контроль отправления машин по назначению. Организация приема посетителей;

- выполнение непосредственных поручений руководителя.

Период работы

сентябрь 2011 — апрель 2012   (8 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Девилон М"

Обязанности

Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

- подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

- организация встречи посетителей и гостей Компании.

- заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- обеспечивает жизнедеятельность офиса: заказ воды, канцелярии, хозяйственных товаров, подписки на периодические издания;

- оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;

- организация и контроль за соблюдением сотрудниками компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

- координирую и контролирую работу - водителей, курьеров, уборщиц

Период работы

октябрь 2007 — июнь 2011   (3 года 9 месяцев)

Должность

Менеджер процессного управления

Компания

ООО "ООО "ИнтерНомикос""

Обязанности

- управленческий учет расходов и доходов по каждому объекту

- учет расчета коммунальных услуг по каждому объекту

- ежемесячное составление отчетности

- оформление материалов для заключения договоров

- сроки выполнения договорных обязательств

- ведение первичной документации (счета-фактуры, акты, счета, накладные и т.д.)

Период работы

май 2003 — май 2007   (4 года 1 месяц)

Должность

Экономист платных услуг (предпринимательство)

Компания

Лунинская ЦРБ

Обязанности

- составление смет, в целях обеспечения доходов и увеличения прибыли

- экономический анализ хозяйственной деятельности

- ценовая политика (расчет ценообразования)

- внутрихозяйственный расчет труда и управления

- оформление материалов для заключения договоров и оказания услуг

- сроки выполнения договорных обязательств

- отчетность в установленные сроки.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Московский университет экономики, статистики, информатики

Специальность

Экономист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Русский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Владею компьютером - опытный пользователь, знание программ: Excel, word, интернет, мини АТС, оргтехника, а также почтового клиента outlook-express, axsapt.

Обо мне

Умение работать в режиме многозадачности

системность мышления

активная жизненная позиция

ответственность, исполнительность, аккуратность и внимательность в работе.