Руководитель административного отдела

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Молодежная

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

20 лет 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

50 лет   (15 ноября 1973)

Опыт работы

Период работы

август 2017 — по настоящее время   (7 лет 2 месяца)

Должность

Руководитель административного отдела

Компания

ООО "Система-А Девелопмент"

Обязанности

- Руководство административно-хозяйственной и транспортной группами, техническим персоналом, взаимодействие с представителями арендодателя по вопросам коммунального обслуживания, ведение договоров аренды, контроль выставления счетов, контроль своевременной оплаты, обеспечение выполнения в помещениях норм пожарной безопасности;

- планирование годового бюджета (в т.ч. месяц/квартал/год), финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, оптимизация затрат на хозяйственные нужды, ведение отчетности;

- обеспечение жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников, контроль чистоты и порядка в офисе, исправности технических средств (организация ремонта, закупка комплектующих), организация рабочих мест и переезда сотрудников внутри офиса, планирование офисного пространства;

- контроль исправности оборудования (систем электроснабжения, освещения, отопления, вентиляции, кондиционирования, канализации и др.), составление заявок на своевременное устранение неисправностей;

- административно-организационная поддержка дирекции компании: организация совещаний, встреч, протоколирование, контроль исполнения решений, ведение календаря поздравлений, закупка подарков, координация работы водителей, выполнение личных поручений;

- закупки: работа с поставщиками, заключение договоров (клининг, хоз. товары, канц. товары, ремонт, мебель, орг. техника, визитки и т.д.). Учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, контроль их рационального использования. Закупки подарков партнерам/сотрудникам, контроль бюджета на представительские расходы. Поиск новых поставщиков и подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг;

- обеспечение сотрудников, работающих на объектах, спецодеждой, другими хоз и канц товарами, оптимизация коммерческих условий, контроль документального сопровождения сделок, контроль взаиморасчетов, отчетность;

- управление договором мобильной связи, обеспечение сотрудников мобильной связью, отслеживание лимитов, оптимизация затрат;

- Управление договором travel-поддержки, централизованный заказ билетов, бронирование гостиниц и организация трансферов, контроль бюджета на командировочные расходы;

- организация работы секретариата: прием и распределение звонков, прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции, контроль документооборота;

- организация архивирования (в т.ч. электронный архив) проектной и иной документации, организация справочно-информационного обслуживания компании по документам, находящимся на хранении в административном отделе;

- организация работы транспортной службы: организация своевременного обслуживания транспорта (страхование, ГСМ), распределение обязанностей между сотрудниками, организация перевозок сотрудников, документов, ценностей;

- организация работы курьерской службы;

- подбор и адаптация административного персонала, частичное ведение кадрового делопроизводства (организация табельного учета рабочего времени, графики отпусков, данные по сотрудникам).

Период работы

июль 2013 — сентябрь 2016   (3 года 3 месяца)

Должность

Начальник административного отдела

Компания

Крупная торгово-производственная компания

Обязанности

- Руководство административно-хозяйственным отделом, техническим персоналом, организация и контроль работы эксплуатирующих компаний. (Руководство коллективом 10 чел., обслуживаемая площадь объекта ~3 000 кв м в БЦ класса "Б+");

- взаимодействие с Управляющей компанией БЦ по всем вопросам в рамках компетенции, работа с арендодателями, решение текущих вопросов (инженерные службы, авто стоянки, пропуска и т.д.), контроль исправности оборудования офиса (систем электроснабжения, освещения, отопления, вентиляции, кондиционирования, канализации и др.), составление заявок на своевременное устранение неисправностей, обеспечение выполнения в помещениях норм пожарной безопасности;

- планирование годового бюджета (месяц/квартал/год), финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, оптимизация затрат на хозяйственные нужды;

- обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников, контроль чистоты и порядка в офисе, исправности технических средств (организация ремонта, закупка комплектующих). Благоустройство и озеленение внутренних пространств;

- участие в разработке планов текущих ремонтов, подготовка и согласование перепланировок, составление смет расходов, организация проведения ремонта помещений, выбор подрядчиков, контроль качества выполнения ремонтных работ, организация рабочих мест и переезда сотрудников внутри офиса, планирование офисного пространства;

- закупки: работа с поставщиками, заключение договоров (хоз товары, полиграфия, канц. товары, ремонт, мебель, визитки, продукты и т.д.). Работа с СЭД. Контроль взаиморасчетов, отчетность, в т.ч. авансовые отчеты. Учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, контроль их рационального использования. Поиск новых поставщиков и подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг;

- организация и проведение корпоративных мероприятий (от подбора площадки, предложения концепции и выбора поставщика до контроля финансовых расходов, проведения мероприятия и его документального закрытия. Выбор и закупка подарков партнерам/сотрудникам, контроль бюджета на представительские расходы;

- организация работы секретариата: прием и распределение звонков, прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции, организация документооборота между офисами компании, ведение единой системы бронирования переговорных комнат; регламентация деятельности, контроль исполнения;

- организация работы офисных водителей: контроль за использованием корпоративного транспорта, распределение функций между сотрудниками, организация перевозок сотрудников, документов, ценностей;

- организация работы курьерской службы;

- организация подписной компании на периодические издания (сбор информации, согласование, контроль оплаты, оптимизация расходов, контроль своевременного предоставления финансовых документов);

- организация и контроль ведения документооборота АХО, систематизация и регламентация. Организация справочно-информационного обслуживания компании по документам, находящимся на хранении в административном отделе;

- подбор и адаптация административного персонала, ведение табеля учета рабочего времени по всем сотрудникам офиса.

Период работы

январь 2010 — июль 2013   (3 года 7 месяцев)

Должность

Административный директор

Компания

ООО "Система-А Девелопмент"

Обязанности

- Создание административно-хозяйственной службы с "0". (Руководство коллективом 13 чел., обслуживаемая площадь объекта ~5 000 кв м в БЦ класса "Б");

- руководство административно-хозяйственной и транспортной группами, техническим персоналом, взаимодействие с представителями арендодателя по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей, ведение договоров аренды, контроль выставления счетов, контроль оплаты, контроль своевременной оплаты, обеспечение выполнения в помещениях норм пожарной безопасности;

- планирование годового бюджета (месяц/квартал/год), финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, оптимизация затрат на хозяйственные нужды, ведение отчетности;

- обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников, контроль чистоты и порядка в офисе, исправности технических средств (организация ремонта, закупка комплектующих), организация рабочих мест и переезда сотрудников внутри офиса, планирование офисного пространства;

- контроль исправности оборудования (систем электроснабжения, освещения, отопления, вентиляции, кондиционирования, канализации и др.), составление заявок на своевременное устранение неисправностей;

- участие в разработке планов текущих ремонтов, подготовка плана рассадки, составление смет хозяйственных расходов, организация проведения ремонта помещений, подбор подрядчика, контроль качества выполнения ремонтных работ, организация переезда офиса от подбора нового помещения до подписания акта сдачи-приемки освобождаемого помещения, планирование офисного пространства;

- закупки: работа с поставщиками, проведение тендеров, заключение договоров (клининг, хоз. товары, полиграфия, канц. товары, такси, лизинг, ремонт, мебель, орг. техника, визитки, вендинг, маркетинговая продукция, продукты и т.д.). Учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, контроль их рационального использования. Закупки подарков партнерам/сотрудникам, контроль бюджета на представительские расходы. Поиск новых поставщиков и подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг;

- обеспечение сотрудников, работающих на объектах, спецодеждой, другими хоз и канц товарами, оптимизация коммерческих условий, контроль документального сопровождения сделок, контроль взаиморасчетов, отчетность;

- управление договором мобильной связи, обеспечение сотрудников мобильной связью, отслеживание лимитов, оптимизация затрат;

- разработка travel policy, организация тренингов, командировок, корпоративных и праздничных мероприятий (выбор и согласование концепции, проведение тендеров, организация своевременной передачи данных поставщикам, координация деятельности поставщиков, закрытие сделки). Управление договором travel-поддержки, централизованный заказ билетов, бронирование гостиниц и организация трансферов, контроль бюджета на командировочные расходы;

- административно-организационная поддержка дирекции компании (организация совещаний, встреч, протоколирование, контроль исполнения решений, координация работы с региональными филиалами, поздравления, подарки), коммуникации с внутренними клиентами различного уровня, участие в оптимизации систем мотивации сотрудников;

- организация работы секретариата: прием и распределение звонков, прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции, организация документооборота между офисами компании;

- внедрение системы электронного документооборота (сбор информации, написание ТЗ, контроль сроков, тестирование, консультирование сотрудников по работе в программе);

- организация и контроль ведения бумажного и электронного документооборота, систематизация и регламентация, разработка номенклатуры дел, разработка бланков, форм отчетности и т.д.;

- организация архивирования (в т.ч. электронный архив) проектной и иной документации, разработка и внедрение электронной системы хранения информации, организация справочно-информационного обслуживания компании по документам, находящимся на хранении в административно

Период работы

июль 2008 — декабрь 2009   (1 год 6 месяцев)

Должность

Директор Департамента MICE

Компания

ЗАО "Континент Экспресс"

Обязанности

- Руководство департаментом по организации корпоративных мероприятий в Москве, контроль работы MICE отдела в С-Петербурге, оказание полного спектра услуг по данному направлению, оптимизация бизнес-процессов;

- бюджетирование, контроль исполнения, управление ценовой политикой;

- участие в тендерах (в т.ч. электронных) по направлению MICE (Novartis, Sandoz, Sanofi-Aventis, Volvo, Coca Cola, L’Oreal, NorNikel и многие др.);

- организация корпоративных мероприятий "под ключ";

- адаптация программы 1С для автоматизации работы, определение приоритетных задач, написание ТЗ, контроль исполнения, тестирование программы;

- организация документооборота, разработка форм отчетности, систематизация хранения информации.

Период работы

октябрь 2006 — июнь 2008   (1 год 9 месяцев)

Должность

Директор Департамента въездного туризма

Компания

ООО "Капитал Тур"

Обязанности

- Организация работы департамента с "нуля", подготовка бизнес плана, разработка стратегии развития департамента, организация внутреннего и внешнего документооборота;

- определение бизнес-процессов и координация работы с другими подразделениями компании, разработка штатной структуры, подбор и обучение персонала, включая подразделение в Санкт-Петербурге;

- бюджетирование, контроль исполнения;

- разработка и внедрение системы хранения документации;

- оказание полного спектра услуг по направлениям: incoming, внутренний туризм, организации корпоративных мероприятий, выставок и т.д.

Период работы

февраль 1997 — сентябрь 2006   (9 лет 8 месяцев)

Должность

Заместитель начальника отдела обслуживания

Компания

ООО "Академсервис"

Обязанности

- Руководство отделом, управление ценовой политикой и качеством предоставляемых услуг, оптимизация бизнес-процессов, бюджетирование, работа с дебиторской задолженностью, финансовая отчетность деятельности отдела;

- внедрение программы booking office, составление ТЗ, тестирование, обучение работе в программе сотрудников компании;

- открытие филиала в С-Петербурге с "нуля";

- участие в специализированных выставках, участие в организации празднования 300-летия С-Петербурга;

- разработка и внедрение новых услуг и программ, расчет, подготовка и продвижение коммерческих предложений для клиентов, организация приема VIP клиентов, в том числе иностранных правительственных делегаций;

- организация проведения международных конгрессов в России, проведение инсентивных мероприятий для иностранных групп от 10 до 800 чел.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

1996 год

Учебное заведение

Российский Государственный Гуманитарный Университет

Специальность

Магистр Менеджер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

Управленческий опыт более 10-ти лет. Опыт по созданию филиала/отдела с "нуля" (4 успешных start-up проекта). Опыт управления коллективом более 30-ти чел. Практический опыт организации внедрения СЭД (в трех компаниях). Большой опыт проведения тендеров по выбору поставщиков товаров, услуг и взаимодействия с контрагентами. Опыт материально-технического обеспечения компании, взаимодействия с контролирующими, эксплуатационными и подрядными организациями. Опыт организации корпоративных мероприятий на любом уровне и любой сложности.

Опыт формирования работоспособной сплоченной команды и управления ее работой: постановка задач и организация выполнения, контроль исполнения и анализ результатов, мотивация и развитие. Бизнес-планирование, краткосрочное и среднесрочное. Знание рынка товаров и услуг. Опыт ведения договорной работы, подбора поставщиков услуг. Опыт ведения переговоров, умение отстаивать интересы компании и улаживать конфликтные ситуации.

Владение компьютером: MS Office 2010 (Excel, Outlook, Power Point, Visio), Internet, CRM.

Умение расставлять приоритеты, принимать решения и нести за них ответственность, внимание к деталям, аккуратность в работе, аналитические способности, комплексный взгляд на бизнес-процессы, настойчивость в аргументации своей позиции, требовательность к выполнению поставленных задач подчиненными, ответственность, порядочность, умение работать с большим объемом информации по нескольким направлениям одновременно.