Секретарь, офис-менеджер, администратор

Имя

Евгения

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Царицыно

Заработная плата

от 55 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график / Гибкий график / Подработка

Образование

Высшее

Опыт работы

18 лет 1 месяц

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

55 лет   (27 июля 1969)

Опыт работы

Период работы

июнь 2019 — ноябрь 2019   (6 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

АО "Компьютерные системы для бизнеса" (CSBI)

Обязанности

Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, Outlook), отправка и получение мелких посылок и бандеролей.

Работа с документацией (получение, сканирование, отправка по электронной почте и распределение адресатам).

Заведение входящей и исходящей документации в систему "1С Документооборот" по обоим филиалам.

Контроль получения ежемесячных счетов от всех поставщиков услуг по обоим филиалам в МСК и СПБ (аренда, электроэнергия, телефония стационарная и мобильная, интернет, платные дороги, стоянки), заведение заявок на оплату в "1С Предприятие".

Контроль наличия денежных средств на счетах для отсутствия задолженностей.

Контроль мобильной связи (отслеживание тарифов, оформление новых сим-карт, изменение настроек личных номеров сотрудников в отпусках и командировках).

Логистика командировок сотрудников обоих филиалов (покупка билетов, бронирование отелей, заказ такси, оформление смет на расходы, согласование с бухгалтерией и финансовый отчет).

Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса и обеспечения магнитными ключами сотрудников.

Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, мебели, воды).

Распределение работы водителя (составление ежедневного плана по доставке документов клиентам по заявкам сотрудников и руководства) и контроль за исполнением.

Период работы

ноябрь 2017 — май 2019   (1 год 7 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Эверпоинт"

Обязанности

Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы).

Прием гостей и посетителей компании, чай, кофе.

Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы.

Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса.

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса с ежемесячным подотчетом.

Покупка цветов и подарков.

Логистика деловых поездок.

Ведение кадрового делопроизводства.

Работа с договорами (ведение реестра в программе, сканирование, отслеживание сроков подготовки документации по этапам, распечатка и сшивка отчетов, доставка отчетов и другой необходимой документации заказчикам).

Участие в подготовке документации для конкурсов и тендеров.

Максимально быстрое обеспечение руководителей и сотрудников необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов).

Выполнение личных заданий руководства.

Период работы

апрель 2014 — июль 2017   (3 года 4 месяца)

Должность

Администратор

Компания

Автомобильное консалтинговое агентство "Автокадр"

Обязанности

Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, факс, Outlook). Прием гостей и посетителей компании, чай, кофе.

Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы. Взаимодействие с инженерными службами арендодателя.

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса с ежемесячным формированием бюджета расходов. Работа с контрагентами по офису (договора, счета, оплаты, задолженности по документам). Регулярный мониторинг поставщиков услуг с целью минимизации расходов.

Покупка цветов и подарков, заказ такси и ресторанов.

Обеспечение бесперебойной работы оборудования офиса совместно с компанией по компьютерному обслуживанию на аутсорсинге. Также самостоятельная организация рабочего места сотрудников: настройка компьютерного оборудования, телефонии, интернета, установка необходимых для работы программ.

Подготовка необходимых руководству документов (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов, копировально-множительные работы), вычитка и редактирование уже готовых документов.

Максимально быстрое обеспечение руководителей и сотрудников необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов). Помощь отделу бухгалтерии.

Ведение кадрового делопроизводства.

Работа по проектам консалтинга и PR-отдела:

- Организация и координация деловых поездок (бронирование квартир и гостиниц, визовая поддержка, заказ билетов, организация трансферов, экскурсий);

- Поиск залов для проведения мероприятий, заключение договоров, организация питания;

- Вычитка и редактирование рабочих материалов для типографии или самостоятельного изготовления буклетов;

- Переводы по зарубежным проектам;

- Работа с AmoCRM.

Период работы

март 2013 — март 2014   (1 год 1 месяц)

Должность

Офис-менеджер, секретарь на ресепшен

Компания

Группа компаний "Симко"

Обязанности

Прием гостей компании, чай, кофе.

Распределение через мини-АТС очень большого объема входящих звонков на русском и английском языках. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS, UPS, DHL, факс, Outlook). Документооборот, делопроизводство.

Машинописные и копировально-множительные работы. Работа с сертификатами (сканирование, архивирование, выдача по требованию клиентам и менеджерам на руки и по электронной почте).

Ведение базы данных по прибывшему в компанию транспорту. Решение всех вопросов по обслуживанию офиса: взаимодействие с арендодателем (электричество, сантехника, охрана, сигнализация, пропуска на машины); хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских и не канцелярских товаров, воды).

Бронирование гостиниц, ресторанов, заказ билетов, такси.

Оперативное обеспечение руководителей необходимой информацией по любым вопросам, максимально быстрое выполнение поручений и решение вопросов.

Период работы

февраль 2011 — февраль 2013   (2 года 1 месяц)

Должность

Редактор

Компания

"Европейская Цифровая Лаборатория"

Обязанности

НОЯБРЬ 2007 - ИЮЛЬ 2010,

МАЙ 2004 - МАЙ 2006 - Работа при наличии проекта.

Управление персоналом, проведение обучения новых работников и периодического обучения при изменении параметров описания.

Поддержание рабочей базы в активном состоянии, ежедневная и ежемесячная статистическая отчетность для генерального директора.

Вычитка, систематизация и редактирование структурированного описания сканированной печатной и рукописной информации для электронного каталога по художественной и музыкальной литературе 18 стран XVI-XX вв., электронного каталога по диссертациям 1960-2000 гг., карточек библиотечного каталога для создания электронного архива.

Период работы

ноябрь 2010 — декабрь 2010   (2 месяца)

Должность

Секретарь на ресепшен

Компания

ОАО "Энергострой-холдинг"

Обязанности

Входящие и исходящие звонки (распределение через мини-АТС). Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS и DHL, факсы, электронная почта). Электронный (система Synergy) и бумажный документооборот, делопроизводство. Организация селекторных совещаний (система Альянс). Прием посетителей.

Помощь начальнику отдела персонала в оформлении документации по кадровому делопроизводству.

Помощь сотрудникам в оформлении документации, в том числе и тендерной. Оформление командировок и авансовых отчетов сотрудников. Бронирование гостиниц, заказ билетов.

Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса (электричество, сантехника) и транспортной стоянки. Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, продуктов питания, воды). Соблюдение чистоты офиса, контроль работы уборщицы и водителей.

Выполнение поручений руководителя, чай, кофе.

Период работы

июль 2010 — сентябрь 2010   (3 месяца)

Должность

Специалист контактного центра

Компания

"Телеком-Экспресс"

Обязанности

- Прием входящих звонков из всей России.

- Предоставление справочной информации, решение вопросов любой сложности, касающихся услуг РЖД, в том числе жалоб и претензий.

- Оформление запросов в специализированной программе РЖД.

Уже по итогам первого месяца работы заняла второе место среди специалистов контактного центра по скорости и корректности обслуживания клиентов.

Период работы

май 2006 — апрель 2007   (1 год)

Должность

Помощник руководителя

Компания

"АкваСтрой ТЭК"

Обязанности

Прием и распределение звонков. Делопроизводство, документооборот. Подготовка документов и материалов для руководителя (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов). Выполнение поручений руководителя по запросу (поиск и анализ информации, составление отчетов). Решение административных вопросов. Контроль персонала. Все печатные и копировально-множительные работы.

Ежемесячная собственная финансовая отчетность и отчетность по персоналу, ведение первичной кадровой документации (личные карточки Т-2, личные дела, табели рабочего времени).

Хозяйственное обеспечение офиса (спецодежда, канцелярские товары, продукты, вода).

Период работы

июнь 1996 — июнь 2004   (8 лет 1 месяц)

Должность

Переводчик, секретарь

Компания

Моршанское управление магистральных газопроводов, ОАО "Газпром"

Обязанности

Работа с иностранными специалистами (Италия) по модернизации газовых турбин на компрессорной станции.

Устные переводы, переговоры, письменное ведение документации и технические переводы рабочих документов.

Полное сопровождение и обеспечение проживания иностранцев (встреча/отправка, размещение, бытовые вопросы, регистрация в ОВИР, организация досуга).

Одновременно исполнение функций СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА КОМПРЕССОРНОЙ СТАНЦИИ:

Прием и распределение звонков. Планирование рабочего дня руководителя.

Доведение информации до нижестоящих руководителей и контроль исполнения при необходимости.

Делопроизводство, документооборот, почта, факс. Все печатные и копировально-множительные работы.

Совместная работа с кадровой и экономической службами.

Решение административных вопросов, хозяйственное обеспечение офиса. Встреча посетителей, выполнение поручений руководителя. Чай, кофе.

ЗАМЕЩЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА ФИЛИАЛА по требованию:

Прием посетителей. Прием и распределение звонков. Делопроизводство (входящая-исходящая документация, приказы, акты, распоряжения, протоколы совещаний, номенклатура дел, архивирование), копировально-множительные работы, почта, факс. Подпись необходимой документации у руководителя. Доведение решений начальника филиала до нижестоящих руководителей, частичный контроль за исполнением решений. Оповещение участников о проводимых совещаниях (в том числе селекторных). Оформление командировочных удостоверений.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2002 год

Учебное заведение

Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина

Специальность

Учитель английского и французского языков

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный), Итальянский (Разговорный)

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Название курса: Специалист по кадровому делопроизводству + 1С: Зарплата и управление персоналом 8.2

Учебное заведение: Институт информационных технологий и повышения квалификации кадров Московского государственного университета технологий и управления, г. Москва

Дата окончания: 2013 год

Название курса: Секретарь-референт (+ПК)

Учебное заведение: Высшая Школа Экономики и Сервиса, г. Москва

Дата окончания: 2007 год

Навыки и умения

Владение офисной техникой - факс, ксерокс, принтер, сканер (планшетный и поточный), мини-АТС. Высокая скорость печати вслепую, устная и письменная грамотность, четкая правильная речь, умение точно выражать свои мысли. Хорошая память, умение работать с большим объемом различной информации (в том числе на разных языках) и в режиме многозадачности в ограниченный период времени. Умение рационально планировать рабочий день и задачи.

Знание телефонной и деловой этики, делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003), кадрового делопроизводства.

Владение компьютером на уровне продвинутого пользователя (MS Office, Internet, Skype, Fine Reader, Adobe Acrobat, программы E-staff и AmoCRM, Битрикс24, IntraService, 1С: Зарплата и управление персоналом 8.2, 1С Предприятие и 1С Документооборот (в рамках требований должности), E-pochta, SendPulse). PowerPoint, Photoshop, Visio - в режиме редактирования.

Обо мне

Пунктуальна, собранна, внимательна, сообразительна, коммуникабельна. Высоко организована, ответственна, целеустремлена и работоспособна. Системно подхожу к решению поставленных задач и всегда ориентируюсь не на процесс работы, а на конечный результат. Умею работать в команде.

Быстро адаптируюсь в ситуации, стрессоустойчива. Жизненная позиция - активная, есть организаторские способности. Легко и быстро обучаюсь новому.

Вредные привычки отсутствуют.

Портфолио