Заведующий канцелярией/Начальник отдела управления документацией

Имя

Светлана

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Пролетарская

Заработная плата

от 80 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Гибкий график

Образование

Неполное высшее

Опыт работы

19 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

52 года   (21 июня 1972)

Опыт работы

Период работы

август 2020 — по настоящее время   (4 года 2 месяца)

Должность

Заведующий канцелярией

Компания

АО "ОНПЦ" (Опытный научно-производственный центр по разработке и производству средств связи двойного назначения)

Обязанности

- Организация работы отдела канцелярии с нуля на систему электронного документооборота (СЭД).

- Обеспечивание своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

- Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

- Контроль получаемой и отправляемой корреспонденции : электронная почта, факс, Почта России, ЕМС "Гарантпост", ФГУП ГЦСС ; систематизирование и хранение документов текущего архива.

- Контроль на учет и хранение документов ДСП; подготовка документов к отправке; оформление реестра, вызов курьера из ФГУП ГЦСС.

- Обработка и внесение Договора в электронный Реестр учета договоров.

- Регистрация Приказов и Распоряжений генерального директора, ознакомление сотрудников в части их касающейся.

- Выполнение в рамках трудового договора распоряжения генерального директора.

- Разработка положения, инструкции по ведения делопроизводства в организации и организация их внедрения.

- Осуществление методического руководство организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

- Печатание и размножение служебных документов.

- Руководство работниками отдела канцелярии.

Период работы

сентябрь 2018 — октябрь 2019   (1 год 2 месяца)

Должность

Делопроизводитель

Компания

ООО "АвантаТехсервис"

Обязанности

- Распределение телефонных звонков.

- Прием, регистрация и обработка корреспонденции (входящей, исходящей).

- Отправка корреспонденции.

- Техническая работа: копирование, сканирование и т.п..

- Заказ канцтоваров, питьевой воды, обедов для сотрудников, кофе чай для посетителей, обеспечение жизнедеятельности офиса. - Оплата билетов и заказ гостиниц для командировочных сотрудников.

- Подготовка и оформление типовых документов (доверенности и т.д.).

- Подготовка договоров: внесение реквизитов, изменений, согласованных изменений в проекты договоров.

- Ведение реестра договоров, взаимодействие с контрагентами (поставщиками и покупателями) по договорам.

- Взаимодействие и помощь сотрудникам по текущим вопросам. - Общение с арендодателем.

- Выполнение прочих поручений непосредственного руководителя.

Период работы

сентябрь 2011 — октябрь 2016   (5 лет 2 месяца)

Должность

Заведующий канцелярией

Компания

Роскосмос ФКУ "Дирекция космодрома "Восточный"

Обязанности

- регистрация входящих и исходящих документов и отправка адресату;

- осуществляю контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- выполняю поручения Генерального директора;

- требую от исполнителей сдачу документов и отчетами об исполнении в срок;

- веду картотеку учета документов в папках;

- осуществляю проверку и контроль документов со сроками исполнения;

- представление Генеральному директору документов для рассмотрения и резолюции;

- работа в программе СЭДО (автоматизированная работа делопроизводства) отмечаю отчет об исполнении каждого документа;

- заказ канцтоваров для офиса;

Опыт работы с большим объемом документации.

Достижения:

Имеется почетная грамота и благодарность с отметкой в трудовой книжке за успешную и добросовестное выполнение обязанностей.

Используемые навыки:

Освоила новую программу "СЭДО" (система электронного документооборота).

Период работы

март 2016 — сентябрь 2016   (7 месяцев)

Должность

Ведущий специалист отдела делопроизводства

Компания

ЗАО "НПФ "ДИЭМ"

Обязанности

- Организация обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за своевременностью ее доставки по назначению (курьер, Почта России, DHL, EMS и проч.);

- Оформление и организация отправки документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

- Подготовка ежемесячного отчета по отправленной корреспонденции для Бухгалтерии;

- Регистрация поступивших (входящих) документов в системе электронного документооборота (DIRECTUM) с приложением сканированной копии письма и всех приложений;

- Контроль за сроками исполнения, указанными в резолюции руководителя, подготовка рейтинга исполнительской дисциплины подразделений в (DIRECTUM);

- Подготовка еженедельного свода отчета о деятельности подразделений для планерки;

- Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

- Контроль за правильностью оформления и согласования приказов и распоряжений руководства (по видам деятельности), регистрация, учет, хранение, создание поручений в (DIRECTUM);

- Регистрация внутренних документов в DIRECTUM (докладные, служебные записки), направление их на рассмотрение руководителя;

- Подготовка и сдача дел управления по документообороту в архив по окончанию установленного срока (год);

- Обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации.

Период работы

март 2010 — август 2011   (1 год 6 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО АПК "Золотые луга"

Обязанности

Прием посетителей, организация рабочего дня руководителя, работа с документацией и почтой, работа с архивом, деловая переписка, составление договоров, организация выставок, ведение телефонных переговоров, а также прием важных партнеров, жизнеобеспечение офиса; делопроизводство;

Составление графика отпусков; подбор персонала.

Используемые навыки:

Освоила новую программу Бизнес Пак 7.0.

Период работы

февраль 2008 — февраль 2010   (2 года 1 месяц)

Должность

Заведующий учебной части

Компания

НОУ "Школа Олега Андреева"

Обязанности

Планирование рабочего дня руководителя; согласование встреч;

Подготовка и протоколирование совещаний;

Контроль исполнения приказов и решений руководства; Организация выездных мероприятий, в том числе бронирование билетов;

Полный контроль за очным, корпоративным и индивидуальным обучением; составление расписания, согласование с преподавателями, закупка и учет расхода методических материалов; Подготовка и проведение выставок, презентаций, Дней Открытых Дверей;

Контроль сайта и внесение изменений на него;

Жизнеобеспечение офиса; делопроизводство;

оставление графика отпусков; подбор персонала;

Сбор и анализ информации, составление отчетов; подготовка данных для телевизионных эфиров и газетных изданий;

Координация и распределение звонков; работа с почтой; прием посетителей; Выполнение текущих поручений начальства; планирование рабочего дня руководителя.

Достижения:

Сначала работала секретарь-делопроизводитель, затем повысили в должности Заведующая учебной части.

Период работы

март 2005 — май 2007   (2 года 3 месяца)

Должность

Заместитель начальника службы безопасности

Компания

ООО "Эльдорадо"

Обязанности

Контроль персонала, установка сигнализации в торговом зале, контроль подбора персонала, контроль покупателей, пересчет товара, сведение инвентаризации, передача и оформление документов при задержании, контроль кладовщиков, выявление пересортов, контроль торгового зала по видеонаблюдению, контроль за соблюдением мер пожарной безопасности, осуществление открытия и закрытия магазина.

Достижения

Сначала работала администратором зала, затем повысили в должности заместителем службы безопасности.

Используемые навыки

Освоила новую программу WinNer 4.5

Период работы

апрель 2001 — ноябрь 2004   (3 года 8 месяцев)

Должность

Заведующий склада

Компания

ООО "Соларди"

Обязанности

Контроль приема и размещения товара, контроль ведения учета складских операций, хранение, отпуск товара, проведение инвентаризации, выявление пересортов, контроль за соблюдением мер пожарной безопасности.

Достижения

Сначала работала кладовщик, затем повысили в должности Зав. складом.

Образование

Образование

Неполное высшее

Окончание

1990 год

Учебное заведение

Московский государственный энергетический институт

Специальность

Специалист-Информационных технологий

Дополнительная информация

Иностранные языки

Немецкий (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

ПК- пользователь (Word‚ Excel‚ Интернет‚ WinNER 4.5., Бизнес Пак 7.0‚ DIRECTUM, СЭДО, 1С, электронный документооборот, электронная почта, офисная техника).

Обо мне

Аналитический склад ума. Способность обрабатывать и систематизировать большие объемы информации. Быстрая обучаемость новым программным продуктам, аккуратность, внимательность, доброжелательность, терпеливость, пунктуальность, легко обучаема, без в/п. Нацеленность на результат и умение работать в команде. Организаторские навыки, внимательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, высокий уровень личной ответственности. Большой и разнообразный опыт работы, высокая степень самоорганизации и умение организовать работу других.

Ответственный подход к выполнению поставленных задач.

Портфолио