Помощник руководителя

Имя

Олесия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. ВДНХ

Заработная плата

от 75 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

10 лет 3 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

46 лет   (10 июля 1978)

Опыт работы

Период работы

сентябрь 2008 — январь 2009   (5 месяцев)

Должность

Помощник Генерального директора

Компания

ЗАО "Азово-Балтийская водная компания" (Холдинг "Евразийский")

Обязанности

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.

2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.

6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

8. Ведение расписания переговорных комнат.

9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.

11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.

12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)

16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.

17. Замещение секретаря-референта офиса.

18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Период работы

октябрь 2007 — сентябрь 2008   (1 год)

Должность

Помощник Генерального директора

Компания

ООО "Евразийский - новые проекты" (Холдинг "Евразийский")

Обязанности

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.

2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.

6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

8. Ведение расписания переговорных комнат.

9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.

11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.

12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)

16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.

17. Замещение секретаря-референта офиса.

18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Период работы

сентябрь 2006 — апрель 2007   (8 месяцев)

Должность

Помощник депутата по работе в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

Компания

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

Обязанности

- выполнение поручений депутата, связанных с его депутатской и политической деятельностью;

- по поручению депутата взаимодействие с избирателями, государственными, федеральными и муниципальными органами, коммерческими и некоммерческими организациями;

- организация записи на прием к депутату;

- предварительный прием избирателей и прочих лиц, имеющих дела и вопросы к депутату;

- организация встреч депутата с избирателями;

- оказание депутату консультативной, организационно - технической и юридической помощи при осуществлении депутатских полномочий;

- подготовка информационных и справочных материалов, необходимых депутату для осуществления его деятельности;

- подготовка проектов ответов на обращения и заявления граждан;

- подготовка проектов депутатских предложений, обращений, заявлений, законопроектов и прочих документов, относящихся к другим должностным государственным деятелям, а также к руководителям коммерческих и некоммерческих организаций.

- соблюдение установленного порядка работы со служебной и государственной информацией.

Период работы

октябрь 2005 — сентябрь 2006   (1 год)

Должность

Специалист I категории Управления экологического контроля и регулирования техногенного воздействия на окружающую среду

Компания

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор).

Обязанности

1. Участие в разработке технического, экономического, организационного и правового механизмов реализации государственной политики в установленной сфере деятельности.

2. Подготовка руководству Управления предложения по установлению оптимальных путей и методов реализации поставленных служебных задач.

3. Анализ и подача заключения по проектам решений, представленных руководству Управления для их принятия.

4. По поручению руководства Ростехнадзора, Управления в пределах компетенции Ростехнадзора участие в изучении, проверке деятельности подведомственных Ростехнадзору территориальных органов, предприятий и учреждений.

5. Рассмотрение устных или письменных обращений граждан и юридических лиц в части компетенции Управления.

6. Прием входящих документов Ростехнадзора, регистрирование в Подсистеме "Электронный документооборот" передача для резолюции Руководителю. После рассмотрения Руководителем ввод в РК Подсистемы "Электронный документооборот" данные им резолюции по исполнению документов и направление их исполнителям.

7. Использование информационных ресурсов Ростехнадзора, в том числе прикладных информационных систем.

8. Регистрирование в Подсистеме "Электронный документооборот" подписанные Руководителем внутренние документы (приказы, распоряжения) и постановка на контроль имеющиеся поручения со сроками исполнения.

9. Прикреплние электронных файлов внутренних документов к РК Подсистему "Электронный документооборот".

10. Направление копии документов исполнителям согласно указателю рассылки.

11. Прием и отправка документов в электронном виде по e-mail в части касающейся исполнения своих должностных обязанностей, определенных должностным регламентом. 12. Обеспечение ведения компьютерных информационно-поисковых систем по документам центральной картотеки.

13. Оперативные ответы на входящие телефонные звонки и в соответствии со своей компетенцией, подача информации по вопросам документооборота, используя поисковую систему, включающую в себя картотеки и классификационные справочники Подсистемы "Электронный документооборот"

14. Обеспечение в установленном порядке (при запросах) ознакомление с документами, находящимися на оперативном хранении в Отделе.

15. Личная разработка инструкции по делопроизводству в Управлении.

16. Внесение предложений по устранению недостатков в делопроизводстве и документообороте, по внедрению передового опыта в условиях применения Подсистемы "Электронный документооборот"

17. Личное участие в проверках состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления.

18. Обеспечение четкого обслуживания работников Управления по вопросам, входящим в компетенцию должностных обязанностей, проявляя при этом тактичность и внимание.

19. Подготовка писем по вопросам, относящимся к компетенции Отдела в пределах своих должностных обязанностей.

20. Информирование начальника Отдела о состоянии документооборота в Управлении.

21. Подготовка еженедельного отчета о исполнении поручений поставленных на контроль.

22. Обеспечение взаимодействия со структурными подразделениями Управления по вопросам документооборота.

23. Ведение учета и контроль полученных жалоб на решения и действия (бездействия) должностных лиц Управления при предоставлении государственных услуг, обращений граждан и юридических лиц.

24. Приведение в порядок архив Управления в конце года.

25. Систематизация документов текущего архива Управления

26. Прием от отделов Управления надлежащим образом оформленных документов на хранение в архиве Управления.

27. Прием надлежащим образом оформленные документы постоянного срока хранения.

Период работы

ноябрь 2001 — октябрь 2005   (4 года)

Должность

Ведущий специалист по связям с региональными отделениями.

Компания

Общероссийское Общественное Движение "Экологический Форум".

Обязанности

Основное место работы было Министерство по атомной энергии.

Приемная статс - секретаря - заместителя Министра Российской Федерации по атомной энергии Федорова Евгения Алексеевича. Функции личного помощника Федорова Е.А.

А так же:

1. Подготовка информационных материалов о деятельности региональных отделений.

2. Подготовка материалов для опубликования о деятельности региональных отделений на сайт Движения.

3. Обеспечение функционирования "горячего" справочного телефона.

4. Подготовка поздравительных писем, открыток и т.д.

5. Подготовка материалов для совещаний (письма, приглашения, списки.)

6. Сбор и проведение семинаров, совещаний с участием представителей от всех региональных отделений.

7. Подготовка материалов для участия в выставках (письма, приглашения, слайды и т.д.).

8. Анализ публикаций в СМИ (включая Интернет) для представления руководству материалов по направлениям деятельности регионального отделения.

9. Создание и ведение базы данных общественных организаций инвалидов, ветеранов атомных городов.

10. Оформление в соответствии с заявками отделов и филиалов подписки на периодическую печать, издания, получение печатных изданий и передача в отделы региональных отделений.

11. Взаимодействие (по указанию руководителя Движения) с органами Государственной власти, министерств, местного самоуправления, общественными организациями, с целью формирования и поддержания благоприятной информационной среды о деятельности главного управления Движения и его региональных отделений.

12. Ведение делопроизводства Движения.

13. Корректировка информационных и справочных материалов с целью поддержания их актуальности.

14. Выполнение разовых поручений руководителя компании.

15. Выполнение, по мере необходимости, дополнительных обязанностей.

Период работы

октябрь 2000 — октябрь 2001   (1 год 1 месяц)

Должность

Начальник организационно - хозяйственного отдела.

Компания

ЗАО "Информационное Агентство Атомные Города".

Обязанности

Основное место работы было Министерство по атомной энергии.

Приемная статс - секретаря - заместителя Министра Российской Федерации по атомной энергии Федорова Евгения Алексеевича. Функции личного помощника Федорова Е.А.

А так же:

1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.

2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.

3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).

4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).

5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.

6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).

7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).

8. Ведение расписания переговорных комнат.

9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).

10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.

11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.

12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).

14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)

16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.

17. Замещение секретаря-референта офиса.

18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.

Период работы

июнь 1998 — сентябрь 2000   (2 года 4 месяца)

Должность

Офис-менеджер.

Компания

ООО "ЛекРос".

Обязанности

Максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1. Выполнение функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

- прием документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, формирование дел;

- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение;

- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

- по поручению Генерального директора выполнение копировально-множительных работ;

- по поручению Генерального директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3. Координация и контроль работы:

- водителя: (прием заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

- курьера;

- уборщицы.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2007 год

Учебное заведение

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Волгоградский Государственный Университет

Специальность

Юрист - диплом с отличием

Образование

Высшее

Окончание

2008 год

Учебное заведение

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Волгоградский Государственный Университет

Специальность

Присуждена степень магистра юриспруденции по направлению "юриспруденция" - диплом с отличием

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Прохожу обучение английскому и китайскому языкам

Навыки и умения

Качественное знание делопроизводства, делового этикета, психологии общения.

Высокий уровень грамотности и дипломатичности.

Умение оперативно принимать решения, способность организовывать и управлять процессом.

Умение наладить эффективную работу коллектива, мотивировать на достижение необходимых результатов.

Способность анализировать, контролировать и одновременно работать с большими объемами информации и несколькими задачами.

Умение работать в команде, координировать и согласовывать свои действия с другими ее членами.

Высокая работоспособность, стрессоустойчивость, умение работать в напряженном режиме.

Пунктуальность, аккуратность, ответственное отношение к делу, хорошая обучаемость.

Презентабельная внешность.

Коммуникабельность, активная жизненная позиция, гибкость и личная мобильность, стремление к профессиональному росту.