Организация работы Департамента управления делами в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Полный цикл обработки корреспонденции, в т.ч. с грифом "Для служебного пользования"; Регистрация доверенностей; Регистрация приказов и распоряжений; Контроль исполнения поручений руководства (приказы, резолюции, протокольные решения); Регистрация договоров и организация их в делопроизводстве с внесением в базу на корпоративном файловом сервере и в договорную базу 1С, контроль оформления и наличия листов согласования; Разбор корпоративного почтового ящика; Экспедиционная обработка корреспонденции (курьерской службой - конвертование, оформление накладных, описей, Почтой России - конвертование, оформление списков, конвертов и уведомлений в программе Почты России, оформление отправки корреспонденции за наличный расчет; Отслеживание получения корреспонденции адресатом; Организация учета и хранения личных дел контрагентов с занесением информации о поступлении тома в 1С; Участие в разработке номенклатуры дел подразделений (организация и учет дел в делопроизводстве, внесение изменений в течение года, закрытие номенклатуры в конце года, консультирование сотрудников, ответственных за номенклатуры дел подразделений, участие в разработке сводной номенклатуры дел); Регистрация регламентов; Выдача справок по зарегистрированным документам; Содействие в отработке запросов фискальных и следственных органов (поиск документов в архиве и текущем массиве делопроизводства, копирование, дополнительное сканирование, выдача, оформление справок-заместителей документов). Оказание содействия в отработке запросов сотрудников по поиску документов, находящихся в архиве и текущем делопроизводстве; Издание приказов, доверенностей, распоряжений, писем и служебных записок по подразделению; Заведение заявок на оплату по подразделению в 1С; Контроль отчетности подразделения по наличным расходам; Ведение бюджета подразделения; Ведение табеля учета рабочего времени подразделения; Формирование дел подразделения согласно номенклатуре дел; Подготовка дел, законченных делопроизводством, к сдаче в архив; Координация работы курьера; Ведение протоколов совещаний; Контроль соблюдения сроков исполнения наложенных резолюций, протокольных решений, приказов и распоряжений; Разработка нормативной документации по ведению делопроизводства и архива, создание типовых шаблонов документов организации |