Секретарь-референт, офис-менеджер, Помощник руководителя

Имя

Мария

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Новогиреево

Заработная плата

от 55 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Неполное высшее

Опыт работы

10 лет

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

40 лет   (6 июля 1984)

Опыт работы

Период работы

июль 2019 — октябрь 2019   (4 месяца)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "Исратэк"

Обязанности

- Делопроизводство и документооборот, кадровое Делопроизводство

- Мини-атс.

- Организация совещаний, встреча гостей.

- Работа с подразделениями компании.

- Жизнеобеспечение офиса.

- Работа с курьерскими и транспортными компаниями, ведение журнала поездок курьера.

- Заказ авиа и жд билетов, заказ такси и бронирование отелей для руководства и сотрудников компании.

- Административная поддержка руководителя 24/7.

гостей.

- Контроль и координация работы клининговой службы, организация порядка в офисе.

- Взаимодействие с арендодателем по вопросу заказа пропусков посетителям (постоянных и разовых).

- Организация праздничных мероприятий и поздравлений сотрудников.

- Оперативное решение проблем и задач любого уровня.

Причина увольнения - несоблюдение работодалем условий Трудового договора.

Период работы

июль 2018 — январь 2019   (7 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "НМТ"

Обязанности

- Планирование рабочего дня руководителя;

- Административная поддержка руководителя 24/7;

- Делопроизводство и документооборот, все виды работ с документами;

- Встреча гостей (чай/кофе, угощение);

- Работа с курьером (ведение журнала курьера) и с курьерскими и транспортными компаниями;

- Организация встреч, совещаний;

- Жизнеобеспечение офиса. Заказ воды, канцелярии, лекарств для аптечки и заказ обедов для персонала и руководства. Организация корпоративных мероприятий. Подбор нового офиса для компании и организация 3х переездов.

- Поиск и анализ информации;

- Бронирование отелей, ресторанов, переговорных комнат, банкетных залов, заказ такси, приобретение авиа и жд билетов, оформление визы;

- Анализ, детализация и сокращение расходов на жизнеобеспечение офиса, курьерские отправки и прочее;

- Организация поздравлений сотрудников, покупка подарков и цветов;

- Оперативное решение задач любого уровня сложности.

Причина увольнения - Ликвидация компании.

Период работы

февраль 2016 — февраль 2018   (2 года 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя, офис-менеджер

Компания

АО "НПО" МИР"

Обязанности

Обязанности в части Ассистента руководителя:

- Планирование рабочего дня руководителя;

- Разработка и согласование графика проведения и координирование встреч с посетителями, гостями, бизнес-партнерами;

- Подготовка и организация встреч с партнерами и клиентами компании, в офисе и за его пределами. Бронь переговорных комнат, выбор ресторана.

- Оповещение участников о времени совещания, месте проведения и повестке дня

- Обеспечение документальной и информационной поддержки деятельности руководителя;

- Сбор и анализ информации по существующим проектам;

- Взаимодействие и решение оперативных вопросов с соответствующими подразделениями компании;

- Организация поздравлений партнеров от имени руководителя.

- Подарки (планирование, заказ, распределение);

- Постановка задач от генерального директора сотрудникам компании;

- Взаимодействие со структурными подразделениями;

- Ведение деловой переписки, подготовка писем, запросов, других документов по поручению руководства; заключение договоров с контрагентами, отслеживание оплаты счетов;

- Организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (подготовка документов для получения виз), travel поддержка, бронирование гостиниц, подача такси);

- Контроль исполнения бюджета при организации командировок;

- Сбор и подготовка различной документации для оформления заявок на участие в тендерах, аукционов, - сбор отчетности по фин.мониторингу,

- Разработка и реализация проектов в целях совершенствования работы офиса;

- Решение различных вопросов рабочего и личного характера;

HR:

- Ведение табеля рабочего времени сотрудников;

- Ведение и контроль графика отпусков сотрудников;

- Подбор персонала на вакантные должности в компании;

Жизнеобеспечение офиса:

- Своевременное обеспечение офиса компании и подразделения необходимыми средствами (заказ воды, канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, интернет, телефония);

- Заказ обедов;

- Организация различных мероприятий для всех сотрудников компании (банкет, корпоративный вечер);

- Клининг-контроль;

- Работа с курьерами и курьерским службами (КСЕ, EMS Почта России, Pony Express, DHL).

- Организация переезда офиса;

- Прием/фильтрация и распределение звонков.

- Ежедневная обработка входящей и исходящей корреспонденции, почты+входящих коммерческих предложений по эл. почте;

- Работа с орг.техникой и мини-атс.

Период работы

февраль 2012 — февраль 2015   (3 года 1 месяц)

Должность

Бизнес Ассистент/Руководитель подразделения

Компания

АльтПрайм

Обязанности

-Февраль 2012: Оператор в интернет магазине, менеджер по продажам, продавец-консультант

Прием и обработка заявок от потенциальных клиентов (входящие обращения);

Консультирование клиентов о наличии товара, способах оплаты, условиях доставки и т.д.;

Оформление и контроль исполнения заказов, согласно принятым стандартам в Компании;

Выполнение плана продаж;

Ведение установленной отчетности.

Апрель 2012: Ведение склада:

Закупка и отслеживание имеющегося товара, заказ товара у поставщиков.

Прием товара, согласно накладным с полной проверкой содержимого, в том числе и проверка на наличие дефектов. Размещения поступившего товара. Сборка заказов соответственно номеру и артикула товара/заказа и упаковка содержимого к отгрузке. Отгрузка заказа со склада по местам или ассортименту. Возврат бракованного товара поставщикам. Специалист по тендерам

Подготовка тендерной документации. Подготовка коммерческих предложений. оформление договоров. Размещение заказов в информационной системе, отслеживание сроков. Опыт подготовки коммерческих предложений, технических заданий. Знание электронных торговых площадок. Опыт работы с тендерной документацией

Июнь 2012: Управляющий филиала.

Организация эффективного процесса продаж, выполнение плана продаж и повышение качественных и количественных показателей обслуживания; Обеспечение роста и развития магазина; Разработка и осуществление мероприятий, направленных на увеличение продаж и прибыльность магазина;

Июнь 2013: Директор магазина. Организация, планирование, контроль и управление деятельностью магазина; Анализ результатов продаж и качества обслуживания покупателей; Набор персонала магазина;

Создание мотивированной и сплоченной команды;

Управление персоналом: контроль работы сотрудников, их выход на работу, составление графика работы, постановка задач, мотивация, обучение персонала;

Принятие решений о назначении, перемещение и освобождении от занимаемых должностей работников магазина;

Обеспечение организации учета товарно-материальных ценностей и предоставление отчетности;

Знание кассовой дисциплины, отчетностей, кассовый документооборот;

Контроль за чистотой рабочего зала, выкладки товара;

Работа с покупателями;

Взаимодействие с клиентами по вопросам: возврата товара, товарного брака, рекламации.

Работа с 1с 7.7, составление отчетности, клиент-банк.

Заказ и оплата продукции, товара Поставщикам.

Работа с кассовым аппаратом, взаимодействие с ИФНС, ПФР и ФСС

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, перевод, увольнение, отпуска, оформление больничных листов), формирование личных дел, ведение карточек Т-2; заполнение, ведение и хранение трудовых книжек, составление графика отпусков, создание и ведение базы данных о персонале

Период работы

март 2009 — ноябрь 2011   (2 года 9 месяцев)

Должность

Личный помощник руководителя, секретарь-референт

Компания

ФИРМА ОВАКО,

Обязанности

Прием и обработка входящей информации.

Взаимодействие с другими подразделениями.

Жизнеобеспечение офиса.

Деловая переписка.

Телефонные переговоры.

Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.

Оформление командировок.

Ведение сделок.

Планирование рабочего дня руководителя.

Контроль за исполнением задач, поставленных руководителем.

Работа с оргтехникой, миниАТС.

Руководство техническим персоналом, службой доставки и пр.

Подготовка и оформление тендерной и аукционной документации, заявки на участие в Госторгах. Ведение заключенных Госконтрактов. Ведение и контроль за исполнением по подписанным договорам и контрактам.

Взаимодействие с другими подразделениями.

Жизнеобеспечение офиса.

Деловая переписка.

Телефонные переговоры.

Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.

Оформление командировок.

Ведение сделок.

Планирование рабочего дня руководителя.

Контроль за исполнением задач, поставленных руководителем.

Работа с оргтехникой, миниАТС. Работа в 1с 7.7

Руководство техническим персоналом уборщицей, службой доставки и пр.

Выполнение поручений руководителя.

Достигнуто полное взаимопонимание с непосредственным руководителем.

Успешная работа в коллективе.

Руководство и управление службами: доставки, секретариат.

специалист по тендерам, 223-ФЗ

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, перевод, увольнение, отпуска, оформление больничных листов), формирование личных дел, ведение карточек Т-2; заполнение, ведение и хранение трудовых книжек, составление графика отпусков, создание и ведение базы данных о персонале

Период работы

октябрь 2007 — ноябрь 2008   (1 год 2 месяца)

Должность

Помощник руководителя отдела продаж

Компания

ООО "Терра Принт",

Обязанности

Формирование баз данных, ведение клиентской базы.

Поиск новых клиентов.

Работа на выставочных и презентационных мероприятиях.

Подготовка документации на открытые аукционы, тендеры и конкурсы.

Делопроизводство.

Работа в специализированной программе 1с - 8 версия.

Взаимодействие с другими подразделениями.

Жизнеобеспечение офиса.

Деловая переписка.

Телефонные переговоры.

Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов.

Оформление командировок.

Ведение сделок.

Планирование рабочего дня руководителя.

Контроль за исполнением задач, поставленных руководителем.

Работа с оргтехникой, миниАТС.

Руководство техническим персоналом, службой доставки и пр.

Достигнуто полное взаимопонимание с непосредственным руководителем.

Успешная работа в коллективе.

Руководство и управление службами: доставки, секретариат.

Освоение видов, основ и принципов работы полиграфического оборудования.

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

2003 год

Учебное заведение

ГОУ ПУ 96

Специальность

Секретарь-референт

Образование

Неполное высшее

Окончание

2018 год

Учебное заведение

МЭСИ

Специальность

Экономист

Дополнительная информация

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Навыки и умения

Диплом с отличием по специальности секретарь-референт!

Машинопись - 10 пальцевый слепой метод (300 ударов в мин.)

Опыт работы на ресепшн более 7 лет.

Большой опыт работы в программах Microsoft office: Word, Excel, Internet, Microsoft Outlook, а также в Adobe Reader, OpenOffice, CorelDRAW13 и тд. Редакция и обработка сканированных документов

Знание программ - бухгалтерия 1с8, 1с 7.7 Предприятие, Гарант, Консультант+. Знание и умение проводить платежи в системе Клиент-банк, формирование платежных документов.

Знание дополнительных программ - бухгалтерия 1с8, Гарант, Консультант+.

Знание основ делопроизводства и оформления различных видов документации.

Жизнеобеспечение офиса.

Оформление командировок.

Взаимодействие с другими структурными подразделениями компаний.

Умение работать в коллективе.

Знание оргтехники, миниАТС.

Гражданство РФ, прописка Москва

Обо мне

Я - префессионал, умеющий оперативно решать вопросы любого уровня сложности.

Умею ставить приоритеты, умею и люблю работать в режиме многозадачности. Стрессоуйстойчива, оперативна, пунктуальна, дисциплинированна, самокритична, коммуникабельна, вежлива, аккуратна и привлекательна, обладаю хорошим чувством юмора и позитивным настроем.

Готова работать в режиме 24/7, умею и могу быть всегда на связи с помощью Viber, watsapp, email.