Помощник руководителя /Секретарь-референт/Офис-менеджер/

Имя

Катерина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Юго-Западная

Заработная плата

от 65 000 руб.

График работы

Полный рабочий день / Сменный график

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

9 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

51 год   (5 мая 1973)

Опыт работы

Период работы

февраль 2017 — апрель 2018   (1 год 3 месяца)

Должность

Начальник Административно Хозяйственного Отдела

Компания

АНО "ЦИАППО органов исполнительной власти и правоохранительных структур

Обязанности

Обязанности Начальника Административно-хозяйственного отдела:

- Руководить работниками отдела (в подчинении 2 человека)

- Обеспечивать подразделения компании мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

- Организация и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

- Организация и оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения предприятия, а также вести учет их расходования и составлять установленную отчетность

- Контроль и рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

- Осуществление взаимодействия с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания.

- Вынесение на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению хозяйственного обслуживания предприятия и его подразделений.

- Подписание и визирование документов в пределах своей компетенции.

- Выносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении подчиненных ему работников; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

- Сообщать руководителям подразделений предприятия об имеющихся в работе возглавляемых ими подразделений недостатках (перерасход материалов и средств, порча оборудования и инвентаря) и требовать их устранения.

Обязанности Помощника руководителя:

- Полная административная и информационная поддержка руководителя.

- Планирование и контроль рабочего графика руководителя.

- Travel- поддержка (заказ билетов, бронирование, визовая поддержка).

- Ведение документооборота в полном объеме, прием/отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, сканирование, направление документации и поручений руководства сотрудникам, контроль за исполнением поручений.

- Печатные и копировально-множительные работы.

- Работа в СЭД 1С Документооборот.

- Работа с офисной мини-АТС, оргтехникой (факс, сканер, принтер, копировальный аппарат).

- Контроль и фиксация поручений и распоряжений.

- Выполнение личных поручений.

- Прием и распределение входящих звонков.

- Встреча посетителей (чай, кофе), предоставление им необходимой информации.

- Оповещение участников встреч и совещаний о времени, месте, повестке мероприятия.

- Взаимодействие с Арендодателями (решение всех возникающих вопросов).

Период работы

июнь 2015 — февраль 2017   (1 год 9 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Проф Экс" (Управляющая Компания)

Обязанности

- Выполнение Распоряжений Руководителя.

- Планирование рабочего дня руководителя.

- Контроль исполнения поручений.

- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

- Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

- Ведение делопроизводства с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности входящих и исходящих документов /регистрация их/ ведение архива.

- Передача документов и личных заявлений на подпись руководителю, качественное их редактирование.

- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

- Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, передача полученной информации в отсутствие руководителя.

- Приказы и Распоряжения, а также осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

- Организация встреч и переговоров руководителя, прием посетителей.

- Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Организация командировок руководителя

- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

- Активная работа с Объектами, подготовка и передача документации под Реестры, непосредственное общение с главными инженерами Объектов, Руководителями проектов и Администраторами, передача необходимой информации.

- Взаимодействие с Арендодателями (решение всех возникающих вопросов)

Период работы

март 2008 — декабрь 2014   (6 лет 10 месяцев)

Должность

Cекретарь-референт, Помощник руководителя, региональный Менеджер

Компания

Телекомуникационная Компания Спутниковой Связи

Обязанности

Обязанности Секретаря-референта:

- Ведение делопроизводства в соответствии с нормативами документооборота (Приказы, Доверенности, Распоряжения, Договоры (регистрация), 1С - выставление Счетов, Актов Контрагентам)

- Деловая переписка и информирование партнеров

- Организация отправки и получения почтовых отправлений, работа с курьерами

- Подготовка и отправка Статистических отчетов (ежеквартальные, ежегодные отчеты)

- Прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС)

- Работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс, шредер)

- Организация командировок для сотрудников (служебные задания, командировочные удостоверения)

- Координация работы офиса

- Планирование рабочего дня руководителя

- Контроль исполнения поручений

Обязанности Регионального Менеджера:

- Взаимодействие с контрагентами

- Выставление Счетов и Актов контрагентам (проведение ежемесячной реализации)

- Контроль о получении оригиналов платежных документов и своевременной оплате

- Подготовка и отправка Статистических отчетов о деятельности Компании (ежеквартальные, ежегодные отчеты)

Обязанности Специалиста отдела кадров:

- Приказы о приеме и увольнении сотрудников

- Ведение Архива сотрудников Компании

- Приказы о командировании, Командировочные удостоверения, Служебные задания.

Период работы

январь 2008 — март 2008   (3 месяца)

Должность

Менеджер

Компания

Объединение "МОСНЕФТЬСОЮЗ"

Обязанности

- работа с документацией (внутренний и внешний документооборот)

- мониторинг (сбор и обработка информации)

- работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс)

- деловая переписка и информирование партнеров

- прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС)

- организация встреч и переговоров руководителя

- прием посетителей

- координация работы офиса, заказ пропусков

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

1991 год

Учебное заведение

СПТУ - 58

Специальность

Секретарь-машинистка со знаем ЭВМ

Дополнительная информация

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

1995г. Учебный Центр "Феликс"

Курсы повышения квалификации по специальности: "Секретарь-референт"

Навыки и умения

Профессиональные навыки:

Делопроизводство в полном объеме, (Приказы, Распоряжения, Доверенности Договоры (регистрация), Счета, Акты) деловая переписка;

Планирование рабочего дня руководителя,

Прием гостей, организация переговоров,

Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов); оформление командировок сотрудников

Организация отправки и получения почтовых отправлений, работа с курьерами

Координация бесперебойной работы офиса

Опыт сбора и обработки информации (эл.почта отслеживание входящей, и отправка исходящей информации)

Организация встреч и переговоров руководителя, прием посетителей

Работа с оргтехникой (сканер, факс, принтер, ксерокс)

Деловой этикет

Дополнительные сведения: ПК - уверенный пользователь (Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook, Internet). Работа в СЭД 1С Документооборот.

Машинопись от 240 уд/мин.

Знание оргтехники (мини-АТС, ксерокс, факс, принтер, сканер)

Личные качества:

Коммуникабельность, ответственность, адекватность

Исполнительность, многозадачность, пунктуальность,

Обучаемость, внимательность, аккуратность

Дисциплинированность, надежность, добросовестность

Не конфликтность, честность, умение работать в команде

Вежливость, доброжелательность, чувство юмора

Нацеленность на результат, стремление к развитию и профессиональному росту