Помощник руководителя, офис-менеджер, администратор

Имя

Екатерина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Ясенево

Заработная плата

от 80 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Среднее специальное

Опыт работы

18 лет 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

44 года   (4 октября 1980)

Опыт работы

Период работы

январь 2023 — по настоящее время   (2 года 1 месяц)

Должность

Администратор проекта (объект НИУ ВШЭ)

Компания

ООО "ОМС-Центр"

Обязанности

- комплексная поддержка руководителя проекта

- обеспечение организационного и документального сопровождения объекта

- обеспечение информационного потока между заказчиком и компанией

- подготовка и предоставление заказчику финансовой отчетной документации по договорным условиям

- согласование закупок с дирекцией заказчика

- заказ пропусков

- взаимодействие с диспетчерской службой, постановка задач, контроль исполнения

- документальное оформление и согласование заявок на приобретение расходных материалов с центральным офисом

- закупка, инвентаризация, учет и списание полученного товара

- взаимодействие с бухгалтерией

- контроль расходов

- подготовка авансовой отчетности

- ведение и хранение официальной документации на объекте

- ведение табеля учета рабочего времени в 1С

- подготовка графика работ

- контроль актуальной кадровой документации

- предоставление в отдел персонала сведений о кадровом администрировании

- прием, увольнение, подача заявок на поиск персонала, отбор и утверждение соискателей

- организация приема-передачи документов между объектом и центральным офисом

Период работы

июль 2022 — декабрь 2022   (6 месяцев)

Должность

Координатор проекта (объект НИУ ВШЭ)

Компания

ООО "ФМ-КРАФТ" (ООО "ФМ-Эстейт")

Обязанности

- комплексная поддержка руководителя проекта

- обеспечение организационного и документального сопровождения объекта

- обеспечение информационного потока между заказчиком и компанией

- контроль работы диспетчерской службы, постановка задач, проверка исполнения

- оформление конкурсной документации

- документальное оформление и согласование заявок на приобретение расходных материалов, инвентаризация и учет полученного товара

- финансовая отчетность, взаимодействие с бухгалтерией, контроль расходов

- ведение и хранение официальной документации по объекту

- ведение табеля учета рабочего времени, графика работ, контроль актуальной кадровой документации, предоставление в отдел персонала сведений о кадровом администрировании

Период работы

октябрь 2021 — май 2022   (8 месяцев)

Должность

Административный менеджер

Компания

ООО "ФМ-Эстейт"

Обязанности

- входящие/исходящие звонки

- получение, отправка, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, email писем

- работа с курьерскими службами, оформление почтовых отправлений

- протоколирование совещаний, рассылка протокола ответственным, получение обратной связи

- сопровождение договоров: получение согласований, выпуск, передача заказчику/исполнителю, архивирование

- документооборот между центральным офисом и объектами (Москва, Московская область, регионы)

- комплексная поддержка руководителей проектов

- взаимодействие с арендодателем

- участие в организации корпоративных мероприятиях

- закупка воды, продуктов, канцтоваров, бытовой химии

- координация работы курьера, водителей

- финансовая отчетность

- выполнение поручений руководства

Период работы

июнь 2021 — август 2021   (3 месяца)

Должность

Секретарь офиса

Компания

ООО "Кинеко"

Обязанности

- прием звонков, встреча посетителей

- прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции

- оформление документов на отправку

- взаимодействие с контрагентами и заказчиками по вопросам подписания документов, сверке взаиморасчетов

- ведение документооборота в электронном и бумажном виде

- обеспечение работы офиса (заказ канцелярии, воды, взаимодействие с арендодателем и прочее)

- организация работы курьера компании и внешних курьерских служб

- выполнение поручений руководителя и сотрудников офиса

Период работы

май 2019 — июнь 2021   (2 года 2 месяца)

Должность

Помощник руководителя

Компания

ООО "Вектор"

Обязанности

- администрирование офиса (аренда, интернет, телефония, корреспонденция, прием посетителей и звонков, заказ воды и канцелярии, наполнение сайта)

- постановка задач сотрудникам (ведение протокола, своевременное уведомление коллег о поставленных задачах, получение обратной связи и результата)

- участие в проектах (помощь руководителям проектов, сбор и актуализация данных, коммуникации)

- работа с поставщиками и заказчиками

- делопроизводство (документооборот, подготовка писем, приказов, учредительных документов)

- информационная поддержка руководителя, решение организационных вопросов

Период работы

июнь 2018 — сентябрь 2018   (4 месяца)

Должность

Офис-менеджер

Компания

Rhb Gmbh

Обязанности

-административная и информационно-справочная поддержка руководителей

-выполнение поручений

-прием документов и личных заявлений на подпись директорам

-завтраки руководству

-чай, кофе руководителям и посетителям компании

-взаимодействие с арендодателем

-полное сопровождение обеспечения жизнедеятельности офиса: пропускная система, телефония, ремонт кондиционеров, регулярное общение с IT отделом

-заказ воды, канцелярии для офиса

-покупка продуктов

-работа с почтовыми отправлениями и курьерской службой

-прием и распределение звонков

-регистрация, передача, хранение, учет входящей и исходящей корреспонденции

-организация и выбор корпоративных подарков для клиентов компании и сотрудников

-помощь в подготовке к выставке Агропродмаш

-поиск исполнителей

-отчетность по представительским расходам

-координация работы водителя и уборщицы

-выполнение копировально-множительных работ

Период работы

февраль 2018 — май 2018   (4 месяца)

Должность

Оператор, помощник менеджера по продажам

Компания

ООО "Цветочные ряды"

Обязанности

-прием входящих звонков;

-исходящие звонки;

-онлайн консультация потенциальных и постоянных заказчиков: чат, почта, телефонные переговоры;

-навигация по сайту, помощь при выборе продукта компании;

-обработка и полное сопровождение поступивших заказов;

-ввод информации в базу данных, документооборот;

-получение обратной связи;

-взаимодействие между отделами (логистика, флористический отдел);

-контроль движения денежных средств;

-работа с сайтом (отклики на отзывы клиентов);

-урегулирование конфликтных ситуаций в пределах своей компетенции.

Период работы

июль 2014 — май 2015   (11 месяцев)

Должность

Помощник руководителя

Компания

Олимп Энергетика

Обязанности

-выполнение поручений руководителя;

-информационная поддержка руководителя;

-составление, ведение и своевременное обновление баз данных;

-сотрудничество и взаимодействие с IT-отделом (немедленное оповещение о сбоях в работе внутренних программ, поиск специалистов по доработке корпоративного портала);

-контроль подписания актов, работа с бухгалтерией заказчиков;

-подготовка учредительных документов для сотрудников коммерческого отдела;

-регистрация входящей и исходящей документации, ведение реестра и архива писем;

-подготовка, оформление, отслеживание почтовых отправлений;

-печать, сканирование документации;

-работа с курьерской службой;

-заказ авиа и ж/д билетов, канцтоваров, воды, мебели.

-организационные вопросы.

Период работы

январь 2001 — февраль 2014   (13 лет 2 месяца)

Должность

Сотрудник информационно-аналитического отдела

Компания

ЗАО "Адикс"

Обязанности

-предоставление информации о текущих котировках (today, tomorrow, swap overnihgt, swap tom/next, spot) на рынке forex в режиме on-line в internet (www.adix.ru);

-оперативное фиксирование заключенных сделок, ведение позиции;

-контролирование всех параметров совершенных сделок: дата, время, объем, rate, контрагенты, switch;

-составление ежедневных отчетов о сделках forex (excel) для back-office в бумажном и электронном виде;

-сбор, обработка, ввод данных в компьютер;

-статистика и аналитика по заключенным сделкам;

-ведение архива данных по сделкам и клиентам forex.

Организационная и административная работа в отделе:

-контроль действий брокеров (10-15 сотрудников);

-документооборот;

-учет посещаемости брокеров;

-составление и вывод на печать бланков, информационных листков, табелей отпуска, плана встреч с клиентами;

-поиск информационных и архивных данных по запросу брокера и руководства;

-внутренняя отчетность отдела;

-информационно-справочная поддержка брокеров и клиентов;

-запрос и проверка деталей сделки у контрагентов;

-ведение и ежемесячное обновление клиентской базы (дни рождения, памятные даты, личная информация);

-взаимодействие с back-office (урегулирование вопросов по счетам, подача данных о брокерах);

-информационное консультирование отдела depo по котировкам;

-постановка задач по улучшению работы электронных систем IT отделу;

-посредничество между бухгалтерией и сотрудниками отдела;

-ответственность за инвентаризацию в отделе;

-сотрудничество с секретарем (просвещение о внутренних положениях компании, заказ канцтоваров, обедов, предоставление курьеров).

Образование

Образование

Среднее специальное

Окончание

1998 год

Учебное заведение

Медицинский колледж №2 (неоконченное)

Специальность

Лечебное дело

Дополнительная информация

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Семинары ГБУ г.Москвы

Навыки и умения

Работа с оргтехникой: копирование, сканирование, печать.Уверенный пользователь ПК: Excel, Word, Internet.