Офис-менеджер/делопроизводитель

Имя

Наталья

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Комсомольская

Заработная плата

от 80 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

17 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

50 лет   (19 сентября 1974)

Опыт работы

Период работы

март 2021 — по настоящее время   (3 года 7 месяцев)

Должность

Старший помощник начальника отделения социального и пенсионного обеспечения

Компания

Военный комиссариат Московской области

Обязанности

Прием документов.

Делопроизводство.

Работа с архивом.

Взаимодействие с гос. органами.

Период работы

октябрь 2019 — декабрь 2020   (1 год 3 месяца)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "КТС-ПРОЕКТ"

Обязанности

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, сувенирной продукции, расходных материалов, воды, продуктов питания, техники, при необходимости вызов мастеров, организация рабочих мест в офисе: предоставление рабочих мест новым сотрудникам, ведение учета текущей рассадки, переезды, пересадки внутри офиса и оборудование рабочих мест мебелью др.) Прием заявок на осуществление хозяйственной деятельности и мелкий ремонт.Взаимодействие с мобильными операторами, выдача СИМ карт. Выдача сотрудникам ноутбуков.

Организация и контроль работы курьеров (обеспечение своевременной отправки документов), уборщицы (взаимодействие с клининговой службой). Взаимодействие с БЦ, оформление пропусков для сотрудников/посетителей.

Контроль чистоты, порядка и комфорта офиса согласно установленным стандартам

Бронирование переговорных комнат по просьбе сотрудников ведение графика их загруженности.

Работа с оргтехникой.

Ведение делопроизводства, получает поступающую на рассмотрение компании корреспонденцию, принятие документов и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, ведение реестра Приказов/Распоряжений, корреспонденции отправка/прием писем, оформление доверенностей).

Оформление хозяйственных договоров с контрагентами (Договоры покупки, аренды и т.п.).Ведет учет договоров, актов выполненных работ с клиентами. Отслеживания выставленных счетов и передача их на оплату. Доведение до сведения работников Компании утвержденных в Компании организационно-распорядительных документов;

Контролировать исполнение поручений руководителя, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)

Информационно-аналитическая поддержка: поиск, обработка, анализ необходимой информации. Выполнение поручений генерального директора

Размещение вакансий компании. Поиск кандидатов, обновление информации о вакансиях. Отбор резюме, согласование встреч Кадровое делопроизводство (сбор документов, оформление отпусков, ведение трудовых книжек, оформление изменения учетных данных, личные дела, личные карточки Т-2, трудовых договоров и соглашений к ним, договоров о материальной ответственности) Ведение зарплатного проекта.

Организация, подготовка и проведение встреч с финальными кандидатами

Учет рабочего времени. Внесение изменений в штатное расписание. Составление графика отпусков и учет их предоставления работникам.

Помощь в организационных вопросах связанных с развитием компании.

Период работы

июль 2017 — октябрь 2019   (2 года 4 месяца)

Должность

Специалист по кадрам/офис-менеджер

Компания

ООО" РЭМ"

Обязанности

Кадровое делопроизводство (сбор документов, прием, перевод, увольнение, оформление отпусков, ведение трудовых книжек, оформление изменения учетных данных, личные дела, личные карточки Т-2, трудовых договоров и соглашений к ним, договоров о материальной ответственности, командировок, подготовка справок о работе, трудовом стаже)

Размещение вакансий компании в СМИ, Internet,

Подбор персонала в офисные подразделения, первичный отбор резюме, по необходимости подбор специалистов на стройку.

Организация, подготовка и проведение встреч с финальными кандидатами

Введение сотрудников в должность.

Учет рабочего времени.

Внесение изменений в штатное расписание.

Составление графика отпусков и учет их предоставления работникам.

Внедрение кадровой политики.

Составление должностных инструкций.

Подготовка положений о структурных подразделения.

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, сувенирной продукции, расходников, воды, техники, при необходимости вызов мастеров, организация рабочих мест в офисе: предоставление рабочих мест новым сотрудникам, ведение учета текущей рассадки, переезды, пересадки внутри офиса и оборудование рабочих мест мебелью др.) .Бронирование гостиниц, билетов.

Организация и контроль работы курьеров, уборщицы.

Контроль чистоты, порядка и комфорта офиса согласно установленным стандартам

Работа с оргтехникой.

Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение компании. корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию.

Делопроизводство (ведение реестра Приказов/Распоряжений, корреспонденции отправка/прием писем).

Оформление хозяйственных договоров с контрагентами (Договоры покупки, аренды и т.п.)

Ведет учет договоров, актов выполненных работ с клиентами.

По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Информационно-аналитическая поддержка: поиск, обработка, анализ необходимой информации

Выполнение поручений генерального директора.

Помощь в организационных вопросах.

Период работы

апрель 2016 — июль 2017   (1 год 4 месяца)

Должность

Специалист отдела кадров/офис-менеджер

Компания

ООО "Инкор"

Обязанности

Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.

Контроль исполнения поручений руководителя.

Ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями, отслеживание сроков исполнения.

Поиск кандидатов, размещение и обновление информации о вакансиях.

Отбор резюме, согласование встреч.

ведение КДП в полном объеме (оформление личных дел сотрудников; отпусков; приемов, переводов, увольнений работников; обработка первичных документов, издание приказов по личному составу и основной деятельности

- оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

- ведение личных карточек (форма Т-2)

- ведение трудовых книжек работников

- проверка наличия документов, надлежащего подписания документов и прочее

- работа со штатным расписанием

- заполнение/корректировка табелей учета рабочего времени

- обеспечение жизнедеятельности офиса (включая закупку канцелярских товаров, продуктов питания, хозяйственных товаров, мебели, визиток, конвертов, пакетов, печатей)

- контроль административно-хозяйственного обеспечения офиса, анализ рынка товаров и услуг, оптимизация затрат, заключение и сопровождение хозяйственных договоров, организация инвентаризации имущества

- взаимодействие с клининговым персоналом, управляющей компанией по техническим вопросам

- работа с курьерскими службами: формирование задач, ведение отчетности, обеспечение своевременной отправки документов

- ведение делопроизводство

- организация встреч, переговоров

- ведение графика загруженности переговорной зоны

Период работы

февраль 2014 — февраль 2016   (2 года 1 месяц)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО"Хэндисофт"

Обязанности

Делопроизводство в 1С (регистрация, распределение входящей/исходящей корреспонденции, приказов, служебных записок и т.д.).

Заказ и получение справок, выписок из ЕГРЮЛ, в ИФНС

Составление доверенностей.

Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- Заказ воды.

- Заказ канцелярии, печатной продукции.

- Заказ мебели.

- Заказ техники (ноутбуки, принтеры, МФУ), расходных материалов.

Координация и контроль работы курьеров и уборщицы.

Прием заявок на осуществление хозяйственной деятельности и мелкий ремонт.

Взаимодействие с арендодателями.

Отслеживания счетов на оплату (аренда, курьерская служба, мобильная связь и.т.д)

Заключение договоров на представление мобильной связи, клиниговых услуг и.т.д)

Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.

Контроль исполнения поручений руководителя.

Ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями, отслеживание сроков исполнения.

Поиск кандидатов, размещение и обновление информации о вакансиях.

Отбор резюме, согласование встреч.

Ведение кадровой документации. (прием, увольнение, перевод).

Оформление и регистрация приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, формирование кадрового резерва.

Ведение и оформление трудовых книжек.

Ведение личных карточек (форма Т-2)

Ведение табеля учета рабочего времени.

Внесение изменений в штатное расписание.

Ведение графиков отпусков.

Адаптация новых сотрудников.

Обеспечение готовности рабочих мест для новых сотрудников.

Ведение календаря памятных дат и дней рождения;

Оформление пропусков для сотрудников/посетителей.

Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

Прием и передача корреспонденции сотрудникам.

Перераспределение входящей корреспонденции (в печатном, электронном виде)

Отправка почты:Почта России, DHL.

Работа с электронной почтой.

Печать и размножение документов, прошивка документов.

Поиск информации в Интернете.

Период работы

декабрь 2013 — февраль 2014   (3 месяца)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ЗАО "Русский стандарт страхования"

Обязанности

Взаимодействие с арендодателями, организация работы секретаря, контроль работы уборщиц, водителей организация использования в работе оргтехники (покупка, эксплуатация), встреча прием гостей, делопроизводство, составление доверенностей организация работы курьерских служб, отправка почты, прием и распределение звонков, работа с мини-АТС, факс, ксерокс, сканирование, регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Перезаключение договоров, обеспечение офиса канцтоварами, заказ воды, заказ пропусков, гостиниц, билетов. Выполнение поручений руководства. Контроль за сроками исполнения приказов, распоряжений.

Период работы

март 2013 — июнь 2013   (4 месяца)

Должность

Главный специалист

Компания

ЗАО Гута-Страхование"

Обязанности

ЗАО Гута-Страхование"

Москва

Главный специалист

делопроизводство;

- регистрациях исходящей документации;

- выполнение личных поручений руководства;

- прием, обработка входящей электронной почты и распределение ее между сотрудниками департамента;

- работа с филиалами компании;

- деловая переписка (внутренняя/внешняя);

- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров, расходных материалов);

- работа с таблицами в Excel;

- заказ жд и авиа билетов;

- составление авансовых отчетов;

- ведение табеля рабочего времени

Период работы

апрель 2012 — ноябрь 2012   (8 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО"СОЛЛЕРС-ФИНАНС"

Обязанности

ООО"СОЛЛЕРС-ФИНАНС"

Москва

Офис-менеджер

Перезаключение договоров, взаимодействие с арендодателями, организация работы секретаря, обеспечение офиса канцтоварами, заказ воды, организация использования в работе оргтехники (покупка, эксплуатация), встреча прием гостей, делопроизводство, заказ пропусков, гостиниц, билетов, отслеживание работы курьерской службы, отправка почты, прием и распределение звонков, работа с мини-АТС, МФУ, факс, ксерокс, сканирование, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.Контроль работы уборщиц.Выполнение поручений руководителя.Отслеживание исполнения приказов, распоряжений, постановления.

Период работы

сентябрь 2011 — март 2012   (7 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО"Технология чистоты"

Обязанности

Ведение документооборота, работа с мини-АТС, жизнеобеспечение офиса, отправка и получение корреспонденции, работа с оргтехникой, контроль работы административно-хозяйственного персонала, выставление счетов, выполнение поручений руководства.

Период работы

декабрь 2010 — июль 2011   (8 месяцев)

Должность

Школа-интернат МИД РФ Московская область Психолог Проведение психодиагностики, разработка методик коррекционной работы с

Компания

Школа-интернат МИД РФ

Обязанности

Проведение психодиагностики, разработка методик коррекционной работы с детьми, проведение работы по

психокоррекции с детьми, рекомендации и консультации педагогам и родителям, тренинги.Проведение психолого-педагогических экспериментов, статистический анализ результатов коррекционной работы.

Период работы

сентябрь 2009 — июль 2010   (11 месяцев)

Должность

Оператор по ассортименту

Компания

ООО"Агроаспект"

Обязанности

Выкладка товара

Период работы

июль 2004 — январь 2009   (4 года 7 месяцев)

Должность

Офис-секретарь

Компания

ООО"Юридическая фирма"Калита"

Обязанности

Делопроизводство (прием, регистрация, учет, хранение, рассылка по подразделением документов)контроль за выполнение в сроки приказов, распоряжений подготовка и передача документации на архивное хранение, координация работы офиса (организаци работы секретаря, работа с курьерскими службами, встреча и прием клиентов, контроль трудовой дисциплины, решение организационных, административных вопросов, выполнение поручений руководства.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Оренбургский государственный педагогический университет

Специальность

Преподаватель дошкольной педагогики и психологии

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

База МГУ им Ломоносова

Менеджер по кадрам

Москва

Навыки и умения

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Закупка оргтехники и оборудования

Закупка мебели

Заключение договоров

Закупка товаров и услуг

Мини-АТС

Кадровое делопроизводство

Работа с оргтехникой

MS Outlook

Электронный документооборот

Организация рабочих мест

Делопроизводство

Подбор персонала

Пользователь ПК

Офисная техника

MS PowerPoint

Internet

Прием посетителей

Управление документооборотом

Бронирование билетов

Административно-хозяйственная деятельность

Расстановка приоритетов

закупка продуктов питания

Факс

Организация совещаний

1С: Документооборот

Управление офисами компании

Аренда помещений

Обо мне

Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.Excel, Word, знание основ кадрового делопроизводства;

Внимательность, усидчивость, ответственность, готовность самостоятельно работать и

умение работать в команде, делиться опытом и быть открытым новым знаниям, умение определять приоритетность поставленных задач, координировать и контролировать производственные процессы. Целеустремленность, гибкость мышления, порядочность и честность, исполнительность, аккуратность, пунктуальность., ответственность, оперативность, стрессоустойчива не конфликтна, • Внимательна и способна работать в режиме многозадачности. Исполнительна и ответственна. Умею грамотно говорить и излагать свои мысли.

Занятия в свободное время: Чтение