Офис-менеджер

Имя

Наталья

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Митино

Заработная плата

от 70 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

19 лет 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

49 лет   (20 ноября 1975)

Опыт работы

Период работы

май 2018 — по настоящее время   (6 лет 9 месяцев)

Должность

Помощник руководителя с функциями офис-менеджера

Компания

ООО "Императорский чай"

Обязанности

Личный помощник руководителя (собственника бизнеса) с функциями офис-менеджера (в единственном лице), руководство административным блоком компании- постановка и распределение задач, контроль результатов (в подчинении 5 человек): курьеры; секретари, уборка офиса.

Административно-хозяйственная деятельность:

-планирование и управление бюджетом, оптимизация затрат;

- заключение и пролонгация договоров по административно-хозяйственной деятельности компании; проведение сравнительного анализа между поставщиками; контроль за выполнением договорных обязательств;

- закупка офисной мебели, бытовой техники, канцелярских товаров, воды и др.;

- обустройство и ремонт офисных помещений;

Административная работа по запросу руководителей подразделений компании.

Заключение договоров аренды (включая переговоры) на нежилые помещения (офисные и складские). Взаимодействие с арендаторами по различным вопросам (офисные и складские помещения).

Организация новых рабочих мест. Взаимодействие с охраной - оформление пропусков на сотрудников и их авто.

Контроль работы секретаря и в его отсутствие выполнение функций - входящие/исходящие звонки, организация отправки и получения отправлений/ корреспонденции (курьеры, DHL, Почта России и пр.).

Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для руководителя компании и членов его семьи, сотрудников компании.

Оформление заявок в 1С на оплату счетов и контроль исполнения.

Ведение документооборота - приказы, регламенты по компании.

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя. Помощь руководителю по широкому спектру бизнес вопросов, а так же исполнение личных поручений руководителя (travel поддержка, организация трансфера, подбор домашнего персонала и тд.)

Кадровое делопроизводство и администрирование (выполнение функций помощника директора службы персонала):

- размещение вакансий

- активный поиск кандидатов на открытые вакансии (массовый подбор)

-организация и проведение интервью производственного персонала

- сопровождение кандидатов до момента выхода на работу

- проведение анализа рынка труда

Взаимодействие со всеми подразделениями компании и сторонними организациями. Подготовка и проведение корпоративных мероприятий.

Период работы

март 2017 — апрель 2018   (1 год 2 месяца)

Должность

Управляющий проектом, менеджер

Компания

ООО "Компания Лоурент"

Обязанности

Работа в консалтинговой компании по предоставлению юридических и бухгалтерских услуг.

- ведение переговоров с деловыми партнерами, проведение сделок, составление видов Договоров (купли-продажи, подряда, оказания услуг, аренды, агентских, займа, цессии, трудовых и иных)

- проведение проверки контрагентов согласно регламента (сбор документов, проверка, заключение);

- ведение договорной базы, реестра договоров: учет, реестр, систематизирование поступивших подписанных договоров (в т.ч. выявление недочетов после подписания);

- ведение деловой переписки и взаимодействие с контрагентами;

- урегулирование разногласий с контрагентами при заключении договоров;

-формирование команды проекта (подбор персонала)

- устанавливала все необходимые коммуникационные связи;

- подготовка документов (копирование, сканирование, ...)

- контроль финансово-хозяйственной деятельности;

- взаимодействие с контролирующими госорганами;

- составление документов (доверенности, письма, уведомления и т.д.).

-организация действий по нотариальному заверению документов.

- делопроизводство и выполнение функций офис-менеджера (заказ канцелярских товаров, воды, заказы именной сувенирной продукции организации, мебели, учет основных средств и МБП), взаимодействие с Арендодателем.

Делопроизводство, обеспечение документооборота компании и взаимодействие с Арендодателем.

а также:

- обеспечение travel-поддержки;

- организация приема посетителей;

- взаимодействие с курьерскими службами;

- контроль исполнения поручений и протоколирование совещаний;

- оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике;

- выполнение личных поручений руководителя;

- взаимодействие с типографией (визитки, листовки, сувенирная продукция);

- уверенное владение ПК - Microsoft Office и АСУ (автоматизированными системами управления).

Период работы

сентябрь 2014 — март 2017   (2 года 7 месяцев)

Должность

Главный специалист-эксперт отдела регистрации прав Росреестр

Компания

Росреестр, отдел регистрации прав

Обязанности

• ведение административно-хозяйственной деятельности отдела; нормирование труда ;

• выполнение поручений руководителя отдела и заместителей руководителя отдела;

• делопроизводство, ведение номенклатуры отдела;

• прием документов от Заявителей, обработка и проведение правовой экспертизы документов, ведение архива;

• подготовка и написание писем о приостановлении и отказе;

• организация работы с заявителями:

• Обладаю опытом работы в различных программных системах (КонсультантПлюс, ПК ИС ЕГРП, Государственный кадастр недвижимости, DocsVision)

Период работы

ноябрь 1999 — февраль 2013   (13 лет 4 месяца)

Должность

Руководитель службы по общим вопросам

Компания

ОАО " Вимм Билль Данн"

Обязанности

Организация работы АХО, канцелярии, секретариата, столовой, здравпункта Разработка внутренних процедур административного департамента компании Постановка системы документооборота, разработка должностных инструкций, нормативных актов, положений, регламентирующих документов по административным вопросам Бюджет административных расходов (его планирование и анализ выполнения) Проведение тендера по выбору поставщика 2 из 3

Разработка и координация плана закупок товаров и услуг Организация закупок мебели, канцтоваров, расходных материалов Планирование и организация рабочих мест, обеспечение переездов, открытие новых офисов Контроль и участие в распределении имеющихся в распоряжении администрации компании площадей Координация взаимодействия со страховыми компаниями Ведение всех вопросов связанных с Добровольным медицинским страхованием, проведение тендера, оформление договоров Координация взаимодействия по программе ОМС - оформление договора и контроль по получению медицинских полисов сотрудников из регионов, работающих на московском предприятии (компания - страховая компания - ФОМС) Организация услуг корпоративной мобильной связи в компании (оформление договоров с операторами мобильной связи, отслеживание оплат) Взаимодействия с арендодателями (арендаторами) Организация взрослого и детского отдыха за счет средств ФСС Организация корпоративных выездов (в т.ч. за рубеж) Организация и контроль проведения корпоративных мероприятий, семинаров и конференций (до 1500 человек) Организация работы бронирования гостиниц (контроль за предоставлением корпоративных цен при использовании гостиничных услуг в г.Москве) Организация работы бронирования ж/д и авиа билетов

Организация лицензированного здравпункта на предприятии Организация медицинского обслуживания сотрудников компании Организация питания сотрудников компании

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2008 год

Учебное заведение

Московский независимый эколого-политологический университет

Специальность

Юрист

Образование

Высшее

Окончание

2001 год

Учебное заведение

Московский государственный университет культуры и искусств (диплом с отличием)

Специальность

Библиотекарь библиограф

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый), Немецкий (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Бухгалтерские курсы

Навыки и умения

Организация работы АХО (закупка канцелярских и хозяйственно-бытовых товаров, бытовой техники, мебели и т.д., планирование размещения сотрудников в офисе, контроль работы клининга, ремонта помещений; планирование бюджета АХО.

Обеспечение социальной программы -организация добровольного медицинского страхования сотрудников, отдыха, оздоровления сотрудников и членов их семей.

Организация и хозяйственное обеспечение представительских мероприятий: конференций, семинаров, тренингов и т.д.

личные качества: внимательность, пунктуальность, стрессоустойчивость, самостоятельность, умение быстро принимать решения, инициативность; ответственность, исполнительность, трудолюбие, отсутствие вредных привычек;водительские права категории В