Секретарь/секретарь генерального директора

Имя

Оксана

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Москва, м. Люблино

Заработная плата

от 55 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

9 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

37 лет   (24 октября 1987)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2015 — август 2019   (3 года 11 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО ГК АЯК

Обязанности

Прием и распределение телефонных звонков;

своевременная передача менеджерам всей информации, поступающей от клиентов в их отсутствие

Встреча посетителей офиса (чай/кофе)

Ведение электронного и бумажного документооборота (подготовка, получение, распределение, хранение, регистрация корреспонденции) Работа с курьерской и почтовой службами (оформление заявок на курьерскую доставку, получение/передача документов курьерам) Ведение деловой переписки (составление писем, запросов) Оформление командировок (сбор и передача в бухгалтерию документов отчетности по командировкам сотрудников; составление смет и отчетов по командировкам; оформление заявок на командировок 1С Бит Финанс)

Поддержание порядка в офисе и переговорных

Выполнение поручений руководителя

Период работы

апрель 2015 — июнь 2015   (3 месяца)

Должность

Помощник Генерального директора

Компания

ЗАО ТД "Партнер"

Обязанности

1. Планирование рабочего времени и работа с календарем

(встречи, звонки, прием посетителей);

2. Ведение делопроизводства, учет и регистрация корреспонденции, договоров, соглашений, приказов (через программу 1С Делопроизводства)

3. Прием, проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых на подпись Руководителю;

4. Согласование вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжения Руководителя, контроль исполнения.

5. Оформление официальных писем, регистрация писем, отправка по факсу

6. Отслеживание и обновление Списка контактов коллектива.

7. Организация и оповещение работников о праздничных мероприятиях (дни рождения, юбилеи и иные события).

8. Выполнение личных поручений Руководителя.

9. Организация совещаний, встреч и поездок Руководителя

10. Работа с конфиденциальной информацией

11. Координация работы водителя Руководителя

12. Координация работы курьеров

13. Подготовка и организация собраний

14. Сбор данных протоколов совещаний с последующим формированием списка поручений

15. Внесения контрагентов, договоров, счетов в систему 1С

16. Управление жизнедеятельностью офиса (прием звонков, прием входящей и исходящей почты, заказ курьеров, канцелярии)

Период работы

август 2014 — март 2015   (8 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "ЛСР. Базовые-М"

Обязанности

1. Контроль передачи документов на подпись руководителю в соответствии с существующим требованием и проверка корректности и комплектности документов.

2. Обработка исходящих от Руководителя документов и поручений:

- регистрация исходящих документов от Руководителя, дифференцированных по статусу "поручение" или "рассмотренный документ"; внесение в таблицу "Учет поручений и контроль сроков исполнения" информации по поручению для детального отслеживания и контроля сроков исполнения.

3. Контроль сдачи в срок отчетов и планов руководителей подразделений согласно получаемым Распоряжениям Группы ЛСР.

4. Обеспечение руководителя внутренней телефонной связью с сотрудниками, вызов сотрудника в кабинет Руководителя по требованию.

5. Обновления базы контактов сотрудников.

6. Закупка чай, кофе и все необходимое для Руководителя.

7. Организация внешних/внутренних мероприятий (командировки, встречи, конференции, совещания) Руководителя

8. Документооборот (система электронного документооборота

DocsVision): подготовка и оформление документов, отслеживание и регистрация входящей и исходящей документации, поиск документов по запросу,

9. Заказ билетов, курьеров, бронирование гостиниц.

10. Оформление документов по командировкам сотрудников.

11. Ведение табеля учета рабочего времени Руководителя.

12. Прием посетителей (чай, кофе).

13. Прием и распределение входящих звонков.

14. Работа с документацией (ведение файлов, сканирование, копирование, отправка документов).

15. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании.

16. Организация работы водителя.

17. Обеспечение корпоративной связи сотрудникам (система IT work).

18. Организация и оповещение работников о праздничных мероприятиях (дни рождения, юбилеи и иные события).

19. Ведение реестров: почтовые отправления.

Период работы

январь 2013 — июнь 2014   (1 год 6 месяцев)

Должность

Секретарь генерального директора

Компания

ОАО "Золоторожский хлеб"

Обязанности

1. Планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием и пр.).

2. Осуществление работы административно-распорядительно деятельности генерального директора, а именно: организация деловых встреч, переговоров, контроль выполнения поставленных задач и т.д.

3. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции (почта, факс)

4. Ведение делопроизводства (приказы по основной деятельности, регистрация всех документов, ведение реестров: по приказам, служебным запискам, заявкам на автотранспорт, исходящих и входящих писем, исходящих и входящих почтовых отправлений, регистрации лиц, отбывающих по служебным делам, проездным билетам).

5. Прием документов и заявлений на подпись генерального директора, распределение их руководителям подразделений после подписания генеральным директором.

6. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора.

7. Ведение деловой переписки.

8. По поручению генерального директора составление писем, запросов и др., подготовка ответов авторам писем.

9. Выполнение заданий, имеющий разъездной характер (отправка и получение почты и иной корреспонденции).

10. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня.

11. Осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.

12. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

14. Сканирование и копирование документов на ксероксе, брошюрование.

15. Организация хозяйственной жизнедеятельности офиса.

16. Организация и оповещение работников о праздничных мероприятиях (дни рождения, юбилеи и иные события).

17. Организация проведения телефонных переговоров генерального директора, запись в его отсутствия полученной информации и доведение до его сведения ее содержание.

18.Умение работать в режиме многозадачности

Период работы

февраль 2010 — июнь 2012   (2 года 5 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО РСФ Атан

Обязанности

- Выполнение поручений руководителя

- Регистрация входящей/исходящей корреспонденции

- Ведение документации делопроизводство, - Входящие/исходящие звонки

- Прием гостей

-Знание оргтехники (мини-АТС, ксерокс, факс, принтер, сканер)

- знание ПК - на уровне пользователя

Период работы

ноябрь 2009 — февраль 2010   (4 месяца)

Должность

Менеджер по продажам

Компания

Связной

Обязанности

- Консультировала по ассортименту товаров

- Продажа товаров и услуг

- Выяснение потребностей клиентов в продукции

- Осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличения и снижения цен, акциях

Период работы

октябрь 2008 — апрель 2009   (7 месяцев)

Должность

Оператор-официант

Компания

ООО "ЛАГУНА" (Москва)

Обязанности

-Осуществляла телефонный прием стандартных заказов Клиентов

-При необходимости, консультировала, ориентировала Клиента по меню

-Принимая заказ, детально согласовывала с Клиентом ассортимент и сумму заказа, согласовывала время доставки, обязательное наличие в указанное время ответственных лиц Клиента, уполномоченных принимать товар, совершать (если необходимо) расчеты и подписывать нужные документы.

- Сервировка столов,

- Принимала заказ от посетителей, помогала посетителям выбрать блюда и напитки, ориентирует их по времени приготовления заказанных блюд.

- Распределяет заказ по месту его выполнения между барменом и поваром.

- Контролировала своевременность приготовления и товарный вид блюд перед подачей на стол.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

" Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московский Институт Государственного и Корпоративного

Специальность

Управление персоналом

Образование

Среднее специальное

Окончание

2007 год

Учебное заведение

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования "Колледж Сферы Услуг №29"

Специальность

Технолог-парикмахер

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Навыки и умения

- Исполнительность

- Пунктуальность

- Ответственность

- Стрессоустойчивость

- Коммуникабельность